HR 캘린더, 인사담당자가 챙겨야 할 1~12월 법정 일정

인사 업무에는 하루 차이로 결과가 갈리는 일정이 있습니다. 연차사용촉진이 대표적인데요. 통보 기한을 하루 넘기면 그 해 미사용 연차를 전부 수당으로 지급해야 합니다.

인사와 총무를 겸하거나 급여까지 함께 처리하는 담당자라면 이런 기한을 놓치기 쉬워요. 매달 돌아오는 급여와 4대보험 업무만으로도 일정이 빡빡한데 연 1회짜리 신고는 달력에 저절로 뜨지 않으니까요.

1월부터 12월까지 인사담당자가 마주하는 법정 일정을 기한과 놓쳤을 때 벌어지는 일 기준으로 정리했습니다. 회사 규모에 따라 해당되지 않는 항목도 있으니 꼼꼼히 살펴보시기 바랍니다. 

1. 연간 인사 일정 한눈에 보기

아래 표는 회계연도 기준으로 연차를 관리하는 사업장을 기준으로 작성했습니다. 입사일 기준으로 관리한다면 연차 관련 일정은 직원마다 달라질 수 있습니다. 괄호 안에 인원 조건이 붙은 항목은 우리 회사 규모부터 확인해 주세요.

2. 1~3월, 겹치는 신고 기한 순서대로 처리하기

연초는 전년도 결과를 신고하는 업무가 겹칩니다. 연말정산이 1월부터 3월까지 길게 이어지는데 마감 날짜가 정해진 다른 신고들이 그 사이에 끼어 있어요. 어느 것부터 처리할지 정해두지 않으면 하나씩 밀리기 쉽습니다.

1월부터 3월, 연말정산 실시와 지급명세서 제출

연말정산에서 회사가 하는 일은 직원의 공제 자료를 모아 세금을 다시 계산하고 그 결과를 급여에 반영한 뒤 국세청에 신고하는 것입니다. 직원이 자료를 늦게 내면 회사 일정 전체가 밀리기 때문에 언제까지 무엇을 받아야 하는지 미리 알려두는 게 중요해요.

자료를 모으는 방법은 두 가지입니다. 직원이 홈택스에서 직접 내려받아 회사에 제출하는 방식이 있고, 국세청이 회사로 자료를 한 번에 보내주는 일괄제공 서비스를 쓰는 방식이 있습니다. 일괄제공을 쓰면 직원이 서류를 내지 않아도 되는 대신 회사가 미리 대상자 명단을 등록해 두어야 합니다.

• 1월 초 일괄제공을 쓴다면 이때까지 대상자 명단을 등록해야 합니다. 창구는 전년도 9월부터 열려 있으니 미리 마쳐두는 편이 좋아요

• 1월 중순 국세청이 간소화 서비스를 엽니다. 개통 직후에는 의료비와 기부금 자료가 아직 올라오지 않은 상태라 며칠 지난 뒤에 받아야 누락이 없습니다

• 2월 급여 지급 시 정산이 끝난 세액을 급여에 반영합니다. 환급이든 추가 징수든 이 시점에 처리돼요

• 3월 10일 원천세 신고서와 근로소득 지급명세서를 제출합니다

💡 연말정산 업무를 세무대리인에게 맡긴 회사라도 일괄제공 대상자 명단 등록은 회사 담당자만 할 수 있습니다. 위임했으니 끝났다고 생각하다가 1월 초를 넘기는 경우가 있으니 확인해 두세요.

연말정산 시즌 퇴사자 처리 방법은 별도로 정리해두었으니 중도 퇴사자가 있다면 함께 확인해 보세요.

1월 31일, 장애인 고용부담금 신고

상시 100명 이상을 고용하는 사업주가 의무고용률에 미달하면 1월 31일까지 부담금을 신고하고 납부해야 합니다. 기한을 넘기면 200만 원 이하의 과태료가 부과될 수 있고 신고를 빠뜨리거나 적게 신고한 금액에는 10%의 가산금이 붙습니다.

1월에 신고한 금액이 실제보다 적었다면 2월 말까지 스스로 정정할 기회가 있습니다. 이때 정정하면 추가 납부액에 대한 가산금 부담을 덜 수 있어요. 한 가지 주의할 점은 부담금 산정에 쓰는 상시근로자 수가 근로기준법 기준과 다르다는 것입니다. 산정 방식과 감면 요건은 장애인고용부담금 실무 가이드에 자세히 담았습니다.

1월 말, 간이지급명세서 하반기 지급분 제출

상용근로자에게 지급한 근로소득은 반기 단위로 신고합니다. 하반기 지급분은 다음 해 1월 말까지 제출하면 되고 기한 내에 내지 않으면 지급액의 0.25%가 가산세로 붙어요.

한 가지 예정된 변화가 있습니다. 2027년 1월 지급분부터는 제출 주기가 매월로 바뀔 예정입니다. 다만 2027년 한 해는 종전 반기 기한까지 제출해도 미제출 가산세를 면제해주는 특례가 있어서 실질적인 부담은 그 이후에 시작됩니다.

3월 15일, 고용보험과 산재보험 보수총액 신고

전년도에 실제로 지급한 보수를 신고해서 이미 낸 보험료와의 차액을 정산하는 절차입니다. 신고 기한은 사업장 유형에 따라 갈립니다.

• 부과고지 사업장 3월 15일까지 신고합니다

• 자진신고 사업장 3월 말까지 신고합니다. 건설업과 벌목업 등이 해당해요

기한 내에 신고하지 않거나 사실과 다르게 신고하면 300만 원 이하의 과태료가 부과됩니다. 정산 결과는 4월분 보험료에 반영되기 때문에 보수총액을 적게 신고했다면 4월에 예상보다 큰 금액이 청구됩니다. 미리 규모를 가늠해 두면 예산 계획에 반영할 수 있어요.

3. 4~6월, 흩어져 있는 일정 챙기기

신고가 몰리는 시기를 지나면 상대적으로 여유가 생깁니다. 대신 일정이 드문드문 떨어져 있어서 달력에 적어두지 않으면 지나가기 쉬워요.

5월 1일, 노동절 유급 처리

올해부터 근로자의 날이 노동절로 이름이 바뀌고 법정 공휴일에 포함됐습니다. 유급휴일이라는 점과 이날 근무한 직원에게 휴일근로수당을 지급해야 한다는 점은 그대로예요. 처리를 빠뜨리면 임금체불에 해당합니다.

사내 공지문이나 취업규칙에 예전 명칭이 남아 있다면 함께 정리해 두세요. 달라진 내용과 수당 계산 방법이 궁금하다면 노동절 유급 처리 기준을 열어보세요.

5월, 국민연금 소득총액 신고

모든 사업장이 하는 신고는 아닙니다. 국민연금공단이 특정 조건에 해당하는 대상을 발췌해서 안내문을 보내고 받은 사업장만 신고합니다.

발췌 대상 중 일반 법인에서 자주 나오는 유형은 세 가지입니다.

• 소득 30% 이상 상향 종전 소득 대비 30% 이상 오른 직원이 있는 경우

• 소득 30% 이상 하향 종전 소득 대비 30% 이상 내린 직원이 있는 경우

• 휴직일수 상이 납부예외 신청기간이 실제 휴직기간보다 1개월 이상 짧은 경우

휴직일수가 어긋나는 경우는 출산전후휴가나 육아휴직, 산재요양 휴직자가 있을 때 발생합니다. 휴직 기간이 근무일수에 잘못 포함되면 기준소득월액이 실제보다 낮게 결정되거든요. 육아휴직 4대보험 처리 절차에서 납부예외 신청 시점을 확인해 두면 이런 오류를 줄일 수 있습니다.

6월, 연차사용촉진 대상자 명단 확정

7월 1일부터 10일 사이에 1차 통보를 마치려면 그 전에 직원별 잔여 연차가 확정되어 있어야 합니다. 6월 중에 명단을 뽑아두는 이유예요.

✅ 연차 부여 기준 확인 입사일 기준인지 회계연도 기준인지에 따라 직원별 잔여 일수가 달라집니다.

✅ 입사 1년 미만자 분리 월 단위로 발생하는 연차는 촉진 시기가 다르니 명단을 따로 관리해야 합니다.

연차 산정 방식 자체가 헷갈린다면 연차관리 실무 가이드를 먼저 보시는 편이 좋습니다.

4. 7~9월, 연차사용촉진과 최저임금 대응 시작하기

6월에 확정한 연차사용촉진 대상자 명단은 7월 초에 바로 통보로 이어집니다. 이 구간에는 다음 해 인건비를 좌우하는 최저임금 일정도 함께 진행돼요.

7월 1일부터 10일, 연차사용촉진 1차 통보

회계연도 기준 연차부여 사업장이라면 7월 1일부터 10일 사이에 서면으로 통보해야 합니다(근로기준법 제61조).

이 단계에서 회사가 하는 일은 직원에게 남은 연차 일수를 알려주고 언제 쓸지 정해서 알려달라고 요청하는 것입니다. 기한을 넘기면 촉진 절차 자체가 성립하지 않아 미사용 연차수당을 그대로 지급해야 합니다. 통보 방법과 서식은 연차촉진 1차 통보 실무 가이드에 정리했습니다.

7월 말, 간이지급명세서 상반기 지급분 제출

상반기에 지급한 근로소득은 7월 말까지 제출합니다. 1월 제출분과 같은 서식이고 가산세 기준도 동일해요.

8월 5일, 최저임금 결정과 고시

최저임금은 두 단계를 거쳐 확정됩니다.

• 7월 중순 최저임금위원회가 심의를 마치고 최저임금안을 의결합니다. 이 시점의 금액은 아직 확정이 아니에요

• 8월 5일까지 이의 제기 절차를 거쳐 고용노동부 장관이 최저임금을 결정하고 고시합니다

실무에서는 의결 시점부터 움직이는 편이 낫습니다. 영향을 받는 직원이 몇 명인지, 인건비가 얼마나 늘어나는지 미리 계산해두면 하반기 예산 협의에 쓸 수 있거든요. 대응 순서는 최저임금 인상 대응 체크리스트에서 확인하실 수 있습니다.

5. 10~12월, 해를 넘기면 안 되는 업무 마무리하기

연말에 몰린 항목은 대부분 12월 31일이 마감입니다. 다만 실질적인 마지노선은 11월이에요. 12월에 시작하면 대상자를 파악하고 처리를 마칠 시간이 부족한 항목이 있거든요.

10월 31일, 연차사용촉진 2차 통보

1차 통보를 받고도 직원이 10일 안에 사용 시기를 알려주지 않았다면 2차 절차로 넘어갑니다. 회계연도 기준 연차부여 사업장은 10월 31일까지 마쳐야 합니다.

1차와 2차는 하는 일이 다릅니다.

• 1차 통보 남은 연차 일수를 알리고 언제 쓸지 정해서 알려달라고 요청합니다

• 2차 통보 직원이 답하지 않은 만큼 회사가 직접 사용 날짜를 지정해 통보합니다

지정한 날에 직원이 출근하면 노무수령 거부 의사를 명확히 표시해야 촉진 효력이 유지돼요. 통보서 작성 방법은 연차촉진 2차 통보 가이드를 참고해 주세요.

11월, 법정의무교육 이수 현황 점검

법정의무교육은 매년 1회 이상 실시해야 하고 해를 넘기면 미이수로 처리됩니다. 과태료는 교육 종류에 따라 크게 다른데 퇴직연금 교육이 최대 1,000만 원 이하로 상한이 가장 높습니다. 우리 회사가 어떤 교육을 들어야 하는지는 업종과 인원에 따라 갈리고 면제나 간이 교육 대상인 경우도 많으니 법정의무교육 면제 대상 총정리에서 먼저 확인해 보시면 좋습니다.

11월, 건강검진 미수검자 확인

건강검진은 사업주와 근로자 모두에게 의무가 있습니다. 실시하지 않으면 법정 상한은 1,000만 원 이하이고 구체적으로는 미수검 근로자 1명당 1차 10만 원, 2차 20만 원, 3차 30만 원으로 산정됩니다(산업안전보건법 제129조).

💡 안내한 기록을 남겨두는 게 중요합니다. 회사가 검진 기회를 제공하고 독려했다는 사실을 증명할 수 있으면 사업주 과태료는 면제되고 수검하지 않은 근로자 본인에게만 부과됩니다. 메일이나 사내 공지 이력을 보관해 두세요. 대상자 확인 방법은 직장인 건강검진 대상 기준에서 볼 수 있습니다.

12월 31일, 미사용 연차 정산

12월 31일이 지나면 회계연도 기준 연차는 소멸합니다. 수당을 지급해야 하는지는 촉진 절차를 적법하게 마쳤는지에 달려 있어요.

• 1차와 2차를 모두 기한 내에 진행했다면 수당 지급 의무가 면제됩니다

• 하나라도 빠졌다면 남은 연차를 통상임금으로 보상해야 합니다

12월에 뒤늦게 촉진 공지를 보내는 것은 효력이 없습니다. 계산 방법은 미사용 연차수당 정산 가이드에 정리되어 있습니다.

12월, 최저임금 반영 근로계약 갱신

새 최저임금은 1월 1일부터 적용되니 12월 중에 미달자를 추려야 합니다. 판단할 때는 기본급뿐 아니라 매월 지급되는 상여금과 식대 같은 복리후생비까지 합산해서 계산합니다.

임금이 바뀌면 근로계약서를 새로 작성하고 교부해야 합니다. 전체를 다시 쓰기 번거롭다면 변경된 금액과 적용 기간만 담은 연봉계약서를 별도로 작성해도 됩니다. 보관과 교부가 부담스럽다면 전자근로계약서 도입 방법을 검토해 보셔도 좋겠습니다.

12월로 알기 쉬운 퇴직연금 부담금 납입

확정기여형 퇴직연금을 운영한다면 부담금 납입 시점을 확인해야 합니다. 여기서 자주 오해가 생기는데요. 12월 31일이 법으로 정해진 기한은 아닙니다.

법은 사용자가 매년 1회 이상 정기적으로 부담금을 납입하도록 정하고 있고 실제 납입 날짜는 각 회사의 퇴직연금규약에서 정합니다. 연 1회 납입하는 회사가 규약에서 연말로 정해둔 경우가 많아 12월 기한처럼 알려진 것뿐이에요. 우리 회사 규약에 적힌 날짜부터 확인하시는 게 정확합니다.

6. 특정 날짜가 없는 상시 항목 점검하기

앞의 항목들은 시기가 정해져 있었습니다. 반면 특정 날짜 없이 상시로 관리하거나 회사 규모에 따라 발생 여부가 갈리는 항목도 있어요. 규모가 기준이 되는 경우 상시근로자 수는 오늘 출근한 인원을 세는 것이 아니라 정해진 산정식으로 계산합니다. 산정 방법과 실무에서 자주 나오는 오류는 50인 이상 사업장 법정 의무 총정리에서 함께 다뤘습니다.

근로감독 대비 서류 점검

고용노동부는 2026년 사업장 감독 물량을 전년 5.2만 개소에서 9만 개소로 확대한다고 밝혔습니다. 적발 시 즉시 제재한다는 원칙도 함께 제시됐어요. 감독은 정기와 수시, 특별 유형으로 연중 진행되고 방문 1~2주 전에야 통보를 받기 때문에 서류를 상시 갖춰두는 편이 현실적입니다.

✅ 출퇴근 기록 실제 근로시간이 기록으로 남아 있는지 확인합니다.

✅ 임금대장 연장, 야간, 휴일 근로시간과 각 수당이 구분되어 기재되어 있는지 봅니다.

✅ 근로계약서 전 직원분이 작성되고 교부까지 완료됐는지 점검합니다.

점검 범위와 준비 방법은 2026 근로감독 대비 가이드에서 더 자세히 다루고 있습니다.

노사협의회 정기회의

상시 30명 이상을 고용하는 사업장은 노사협의회를 설치하고 3개월마다 정기회의를 열어야 합니다. 논의할 안건이 없어도 개최 의무는 그대로입니다. 이 점이 자주 간과되는데요. 대법원도 협의 사항이나 의결 사항에 해당하는 구체적 안건이 존재하는지와 관계없이 정기회의를 개최해야 한다고 판단했습니다(2025. 5. 1. 선고 2025도2059 판결).

정기회의를 열지 않으면 200만 원 이하의 벌금이 부과될 수 있습니다(근로자참여 및 협력증진에 관한 법률 제32조). 다만 같은 판결에서 처벌 대상은 회의를 개최하지 않은 의장이 사용자위원인 경우로 한정된다고 보았습니다. 우리 회사 노사협의회 의장이 누구인지부터 확인해 두시면 좋아요.

취업규칙 변경 신고

상시 10명 이상 사업장은 취업규칙을 작성해 신고해야 하고 내용을 변경할 때도 신고 의무가 있습니다. 최저임금 인상으로 임금 조항을 손보거나 근무제도를 바꿨다면 변경 신고 대상인지 확인해 보세요. 불이익하게 변경하는 경우에는 근로자 과반수의 동의가 필요합니다. 절차는 취업규칙 작성과 신고 가이드에 담았습니다.

인사서류 보존 기한 관리

근로계약서, 임금대장, 근로시간 기록은 법정 보존 기간이 정해져 있습니다. 서류마다 기간과 기산일이 달라서 우리 회사가 무엇을 얼마나 보관해야 하는지 한 번은 정리해 둘 필요가 있어요. 연말에 서류를 정리하면서 폐기 대상과 보존 대상을 구분해 두면 다음 해 감독 대응이 수월해집니다. 서류별 기간은 인사 서류 보존 기한 정리에서 확인하실 수 있습니다.

7. 매년 반복되는 일정, 시스템으로 관리하기

여기까지의 일정은 해마다 같은 시기에 돌아옵니다. 담당자가 매년 달력에 옮겨 적고 대상자를 엑셀로 추리는 방식으로는 한 해만 바빠도 놓치기 쉬워요.

연차사용촉진 자동 진행 다우오피스HR의 촉진 기능을 활용하면 1차 통보 대상자가 자동으로 선별되고 안내가 발송됩니다. 직원이 제출한 사용계획서는 전자결재로 연결되고 기한 내에 회신하지 않은 직원은 2차 촉진 대상으로 자동 분류됩니다. 통보 이력이 시스템에 남기 때문에 서면 요건을 다투게 될 때 증빙으로 쓸 수 있습니다.

휴가 현황 대시보드 전사 또는 조직별 잔여 연차를 한 화면에서 확인할 수 있습니다. 6월에 촉진 대상자 명단을 뽑거나 12월에 정산 규모를 가늠할 때 별도 집계 작업 없이 현황을 볼 수 있어요.

법정의무교육 관리 교육 신청부터 수강 현황까지 시스템에서 관리됩니다. 진도율이 낮은 직원에게 알림을 보내 이수를 독려할 수 있고 수료 이력이 자동으로 기록되어 증빙 관리 부담이 줄어듭니다.

출퇴근 기록 관리 직원이 기록한 출퇴근 시각이 그대로 쌓이고 근태 마감으로 기간별 기록을 확정할 수 있습니다. 감독 통보는 방문 1~2주 전에 오는 경우가 많은데, 이때 지난 기록을 거슬러 정리하는 대신 확정된 데이터를 바로 꺼내 쓸 수 있습니다.

인사 일정에서 반복되는 확인 작업은 다우오피스HR로 옮길 수 있습니다. 다만 인원 규모와 근무 형태에 따라 먼저 필요한 기능이 달라지니 우리 회사에 맞는 구성부터 확인해 보세요.

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