직원 입장에서는 소중한 보너스일 수 있지만, 회사 입장에서는 예상치 못한 인건비 지출이 될 수 있는 미사용 연차수당. 특히 10월에 연차 사용 촉진을 진행했던 기업이라면 "촉진했으니까 안 줘도 되는 거 아닌가?" 싶으면서도 "혹시 절차상 문제가 있어서 줘야 하는 건 아닐까?" 불안하기도 하실 텐데요.
오늘 다우오피스HR에서는 12월 31일 연차 소멸 시점을 앞두고, 회사가 연차수당을 지급해야 하는 경우와 아닌 경우, 그리고 지급해야 한다면 얼마를 언제 줘야 하는지 그 명확한 기준을 정리해 드립니다.
지급 의무 판단 기준
연차 유급휴가는 1년간 사용하지 않으면 소멸하는 것이 원칙입니다. 하지만 휴가권이 소멸한다고 해서 돈으로 받을 권리인 수당청구권까지 자동으로 사라지는 것은 아닙니다. 핵심은 휴가를 쓰지 못한 책임이 누구에게 있느냐를 따져보는 것입니다.
✅ 우리 회사는 지급 의무가 있을까?
회사가 적법하게 연차 사용을 촉진했다면 지급 의무가 없습니다
회사가 근로기준법 제61조에 따라 연차 사용 촉진 제도를 적법하게 시행했다면 보상 의무가 면제됩니다. 적법한 절차란 연차 만료 6개월 전에 남은 일수를 알려주며 사용 계획을 내라고 서면으로 촉구하고, 만료 2개월 전까지도 계획을 내지 않은 직원에게 회사가 사용 시기를 지정하여 다시 한번 서면으로 통보하는 과정을 말합니다. 이 두 번의 서면 통보 절차를 완벽히 지켰음에도 직원이 스스로 연차를 사용하지 않았다면 수당을 지급하지 않아도 됩니다.
회사가 촉진하지 않았거나 휴가를 반려했다면 지급해야 합니다
반대로 별도의 적법한 촉진 절차 없이 직원이 바빠서 혹은 눈치가 보여서 연차를 쓰지 못하고 해를 넘겼다면 회사는 무조건 수당으로 보상해야 합니다. 이를 지급하지 않으면 임금 체불에 해당하여 법적 제재를 받을 수 있습니다.
주의할 점은 촉진 절차를 지켰더라도 수당을 줘야 하는 경우가 있다는 것입니다. 회사가 사용 시기를 지정했음에도 해당 날짜에 업무가 바빠 직원이 출근했거나 회사가 직원의 휴가 신청을 반려하고 출근을 지시했다면 미사용의 귀책사유가 회사에 있으므로 수당을 지급해야 합니다.
연차수당 계산법
지급 대상임이 확인되었다면 이제 얼마를 줘야 할지 계산해야 합니다. 기본 계산 공식은 1일 통상임금에 남은 연차 일수를 곱하는 것입니다.
근로기준법 제60조 제5항에 따르면 연차 기간에 대하여는 취업규칙 등에서 정하는 통상임금 또는 평균임금을 지급하도록 규정하고 있습니다. 즉 회사의 규정에 따라 둘 중 하나를 선택할 수 있다는 뜻입니다.
⑤ 사용자는 제1항부터 제4항까지의 규정에 따른 휴가를 근로자가 청구한 시기에 주어야 하고, 그 기간에 대하여는 취업규칙 등에서 정하는 통상임금 또는 평균임금을 지급하여야 한다. 다만, 근로자가 청구한 시기에 휴가를 주는 것이 사업 운영에 막대한 지장이 있는 경우에는 그 시기를 변경할 수 있다. |
통상임금과 평균임금의 차이
먼저 통상임금은 근로자에게 정기적이고 일률적으로 소정근로에 대해 지급하기로 정한 임금입니다. 쉽게 말해 숨만 쉬어도 고정적으로 나오는 돈을 말합니다. 기본급뿐만 아니라 직책수당이나 자격수당처럼 매월 고정적으로 지급되는 항목은 모두 포함됩니다. 식대나 교통비 같은 복리후생비도 전 직원에게 일률적이고 고정적으로 지급된다면 통상임금에 포함됩니다.
반면 평균임금은 이를 산정해야 할 사유가 발생한 날 이전 3개월 동안 근로자에게 지급된 임금의 총액을 그 기간의 총일수로 나눈 금액입니다. 여기에는 기본급뿐만 아니라 연장근로수당, 야간수당, 성과급 등 실제로 지급받은 모든 임금이 포함됩니다. 퇴직금을 계산할 때 주로 사용되는 기준입니다.
실무에서는 보통 통상임금을 기준으로 지급합니다
법적으로는 둘 중 하나를 선택할 수 있지만 실무에서는 90% 이상의 기업이 통상임금을 기준으로 연차수당을 지급합니다. 그 이유는 두 가지입니다.
첫째는 계산의 편의성입니다. 평균임금은 매달 변동되는 수당을 모두 합산하여 3개월 평균을 내야 하므로 계산이 복잡합니다. 반면 통상임금은 고정된 항목만으로 계산하므로 훨씬 간편하고 예측 가능합니다.
둘째는 변동성 최소화입니다. 평균임금은 특정 시기에 야근을 많이 하거나 성과급을 받으면 금액이 확 올라갈 수 있습니다. 반면 통상임금은 고정적이므로 경영 관점에서 인건비 예산을 수립하고 관리하기에 유리합니다.
통상임금 기준 계산 공식
통상임금으로 지급하기로 결정했다면 계산 식은 다음과 같습니다.
연차수당 = 1일 통상임금 × 남은 연차 일수 |
이때 1일 통상임금은 시간당 통상임금에 1일 소정근로시간인 8시간을 곱하여 구합니다.
시간당 통상임금을 구하려면 월 통상임금 총액을 월 소정근로시간으로 나눠야 합니다. 이때 주 5일 8시간 근무자의 경우 보통 209시간으로 나눕니다.
왜 30일이나 160시간이 아닐까요? 근로기준법상 근로자는 일주일에 하루는 일하지 않아도 돈을 받는 주휴일이 있기 때문입니다. 실제로 일한 시간뿐만 아니라 이 유급 주휴시간까지 포함하여 월 평균 시간을 계산하면 약 209시간이 나옵니다.
실전 계산 예시
주 40시간 근무하는 직원 A의 급여가 기본급 280만 원, 직책수당 20만 원, 고정 식대 10만 원, 지난달 야근수당 30만 원이라고 가정해 보겠습니다.
통상임금에는 고정적인 항목만 포함되므로 야근수당을 제외한 310만 원이 기준이 됩니다. 이를 209시간으로 나누면 시간당 통상임금은 약 14,832원입니다. 여기에 하루 8시간을 곱하면 1일 통상임금은 118,656원이 됩니다. 만약 김대리의 남은 연차가 5개라면 회사는 593,280원을 수당으로 지급해야 합니다.
지급 시기 및 실무 처리
12월 31일까지 연차를 다 쓰지 못해 발생한 수당은 언제 지급해야 할까요? 법적으로 연차수당을 청구할 수 있는 권리는 연차 사용 권리가 소멸된 다음 날인 1월 1일부터 발생합니다.
따라서 실무적으로는 보통 1월 급여 지급일에 포함하여 일괄 지급하는 것이 일반적입니다. 간혹 회계 연도 마감을 위해 12월 급여에 선지급하는 경우도 있지만 이는 추천하지 않습니다. 12월 29일이나 30일에 직원이 갑자기 연차를 써버리면 이미 지급한 수당을 다시 공제해야 하는 번거로움이 생기기 때문입니다. 법적으로 청구권이 확정되는 1월 급여대장에 반영하는 것이 가장 깔끔합니다.
단 퇴직자는 예외입니다. 퇴직자는 퇴직일로부터 14일 이내에 미사용 연차수당을 포함한 모든 금품을 청산해야 하므로 다음 달 급여일까지 기다리지 않고 즉시 정산해야 합니다.
엑셀 계산 없는 연차 관리
직원마다 다른 통상임금과 잔여 연차를 엑셀로 일일이 계산하는 것은 엄청난 고역입니다. 다우오피스HR을 사용하면 연차 관리를 자동화할 수 있습니다. 직원의 급여 정보와 근태 기록을 연동하여 남은 연차 일수와 지급해야 할 수당 금액을 시스템이 자동으로 계산해 줍니다. 또한 연차 촉진 시기가 되면 대상자에게 자동으로 메일과 전자결재를 발송하고 그 내역을 증빙 자료로 보관해 주어 법적 분쟁을 예방할 수 있습니다.