지난 7월 전 직원에게 남은 연차를 사용하라고 1차 공지를 보냈지만, 몇몇 직원은 아직 사용 계획을 제출하지 않아 어떻게 해야 할지 고민이신가요?
이럴 때 필요한 것이 바로 근로기준법 제61조가 정한 '연차사용시기 지정 통보(2차 통보)'입니다. 이 제도는 법적으로 직원의 휴식권을 보장하고 연차 소진을 독려하는 동시에 회사는 수당 지급에 대한 의무를 명확히 할 수 있도록 돕는, 근로자와 사용자 모두에게 필요한 중요한 절차입니다. 10월에 이 마지막 법적 절차를 잊지 않고 챙기는 것이 중요합니다.
연차사용촉진의 마지막 단계, '2차 통보'
'연차사용시기 지정 통보'는 회사가 연차사용촉진 의무를 모두 이행했음을 증명하는 핵심 절차입니다. 아래 3가지 기준을 정확히 알고 진행해야 합니다.
언제까지?: 연차 소멸 2개월 전, 즉 10월 31일까지 반드시 완료해야 합니다.
누구에게?: 근속 기간이 1년 이상인 직원 중, 7월 1차 촉구를 받고도 10일 이내에 사용 계획을 제출하지 않은 직원만이 대상입니다. (※ 입사 1년 미만 직원은 아래 Q&A를 참고해주세요.)
왜?: 이 절차까지 모두 마치면 직원이 끝내 지정된 날짜에 연차를 사용하지 않더라도 회사의 미사용 연차수당에 대한 지급 의무가 소멸됩니다 (📑 근로기준법 제61조).
연차사용시기 지정 통보 방법
1. 대상자 명단 확정하기
가장 먼저 1차 촉구 대상자 중 계획을 미제출한 직원을 선별해야 합니다.
2. 미사용 연차 날짜 지정하기
직원의 남은 연차 일수만큼 회사가 직접 휴가 날짜를 지정합니다. 이때, 일방적으로 통보하기보다는 해당 직원의 부서장과 협의하여 업무 공백이 적은 날로 정하는 것이 좋습니다.
3. 서면으로 통보하기
2차 통보는 반드시 서면(이메일, 전자결재 등)으로 이루어져야 법적 효력이 있습니다. 아래 필수 항목을 참고하여 통보서를 작성해 보세요.
[연차사용시기 지정 통보서 필수 항목]
✅ 근로자 성명
✅ 미사용 연차휴가일수
✅ 회사가 지정한 연차휴가 사용 시기 (날짜 명시)
✅ "근로자가 지정 휴가일에 출근할 경우, 회사는 노무 수령을 거부할 수 있다"는 안내 문구
초보 인사담당자를 위한 Q&A
2차 통보 과정에서 발생할 수 있는 돌발 상황과 궁금증에 대해 답변해 드립니다.
Q1. 회사가 지정한 날에 직원이 출근하면 어떻게 하죠?
가장 중요한 것은 '회사가 노무 수령을 거부했다'는 의사를 명확히 표시하고 증빙을 남기는 것입니다. 단순히 구두로 안내하는 것을 넘어, 고용노동부는 '노무수령 거부 의사 통지서'를 책상 위에 두거나 컴퓨터 로그인 시 팝업으로 띄우는 방법을 권고하고 있습니다. 이렇게 명확한 거부 의사 없이 직원이 업무를 수행했다면, 회사가 근로를 승낙한 것으로 보아 연차수당을 지급해야 할 수 있습니다 (대법원 2020. 2. 27. 선고 2019다279283 판결 등 참조).
Q2. 직원이 지정된 날짜를 바꿔달라고 하면요?
법적으로 회사가 날짜를 변경해 줄 의무는 없습니다. 하지만 원만한 노사 관계를 위해, 업무에 지장이 없는 선에서 근로자와 협의하여 날짜를 조정하는 것을 권장합니다.
Q3. 그렇다면 입사 1년 미만 신규 입사자의 남은 연차는 어떻게 촉진해야 하나요?
1년 미만 직원의 연차(최대 11개)는 개인별 입사일을 기준으로 절차가 진행되므로, 10월에 일괄적으로 처리하는 것이 아닙니다. 근로기준법 제61조에 따라 아래와 같이 별도의 절차를 따라야 합니다.
1차 촉구: 최초 1년의 근로기간이 끝나기 3개월 전을 기준으로 10일 이내에, 남은 휴가일수를 알려주고 사용 계획을 서면으로 촉구해야 합니다.
2차 촉구: 1차 촉구에도 직원이 계획을 내지 않으면, 근로기간이 끝나기 1개월 전까지 회사가 직접 사용 시기를 정해 서면으로 통보해야 합니다.
(예시) 2025년 2월 20일에 입사한 직원의 경우, 1년이 되는 2026년 2월 19일의 3개월 전인 2025년 11월 20일경에 1차 촉구를 시작해야 합니다.
Q4. 다우오피스 HR에서는 어떻게 활용할 수 있나요?
10월 중 업데이트될 ‘연차 촉진’ 기능을 통해, 촉진 대상자 선정부터 통보서 발송까지 모든 과정을 한곳에서 편리하게 관리할 수 있으니 조금만 기다려 주세요!
마무리하며
연차사용촉진제도는 법의 테두리 안에서 회사와 직원 모두의 권리를 지키는 중요한 제도입니다. 10월, 정확한 법적 절차를 통해 연차 관리 업무를 명확하게 마무리하시기 바랍니다. 😄
