12월은 한 해 동안 발생한 수많은 인사 데이터와 서류를 정리하며 새해를 맞이할 준비를 해야 하는 시기입니다. 퇴사한 지 한참 지난 직원의 이력서부터, 잉크가 바래가는 5년 전 급여대장까지. 공간은 부족한데 "혹시나 나중에 필요하지 않을까?" 하는 불안감 때문에 쉽사리 파쇄기 앞으로 가져가기가 망설여집니다.
하지만 인사 서류는 단순히 공간 문제로 접근해서는 안 됩니다. 법적으로 정해진 기한을 지키지 않고 조기 파기할 경우 과태료 처분을 받을 수 있고, 반대로 개인정보 보호 차원에서 파기해야 할 서류를 계속 가지고 있다가 법 위반이 되는 경우도 발생합니다.
오늘은 묵은 서류를 정리하기 전, 반드시 체크해야 할 법정 보존 서류 리스트와 안전한 관리 전략을 소개합니다.
인사 서류 보관 대원칙: 3년은 무조건 보관하세요
인사 서류 관리의 가장 기본이 되는 법령은 「근로기준법」 제42조(계약 서류의 보존)입니다. 이 조항에 따르면 사용자는 근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존해야 합니다. 이를 위반할 경우 500만 원 이하의 과태료가 부과될 수 있습니다.
그렇다면 구체적으로 어떤 서류를 3년간 보관해야 할까요? 「근로기준법 시행령」 제22조에서 그 목록을 상세히 규정하고 있습니다.
근로계약서: 근로 조건이 명시된 가장 중요한 문서입니다.
근로자 명부: 직원의 인적 사항과 이력을 기록한 장부입니다.
임금 결정·지급 관련 서류: 급여대장, 임금 계산 기초 자료, 연장/야간/휴일 근로 기록 등이 포함됩니다.
고용·해고·퇴직 서류: 입사 지원서가 아닌, 채용 확정 후 작성된 서류와 사직서, 해고 통지서 등이 해당합니다.
승진·감급 관련 서류: 인사 발령 기록 및 징계 서류입니다.
💡 핵심은 기산점(시작일)입니다
많은 분들이 실수하는 부분이 바로 3년의 시작점입니다. 서류를 작성한 날부터 3년이 아닙니다.
근로계약서나 근로자 명부의 경우, 해당 근로자가 '퇴직한 날' 혹은 '근로관계가 끝난 날'로부터 3년입니다. 즉, 2020년에 입사해서 2025년에 퇴사했다면, 2020년에 작성한 근로계약서는 2028년까지 보관해야 합니다. 이 점을 혼동하여 입사 3년 차에 계약서를 폐기하는 일이 없도록 각별한 주의가 필요합니다.
3년 보관 예외 서류
모든 서류를 3년 보관하고 파기해서는 안 됩니다. 세법 등 다른 법률에서 더 긴 보존 기간을 요구하거나 즉시 파기해야하는 경우가 있기 때문입니다.
① 퇴직금 및 세무 관련 서류: 5년
「국세기본법」 제85조의3에 따르면 납세와 관련된 증빙 서류는 신고 기한 종료일로부터 5년간 보존해야 합니다. 따라서 급여대장이나 원천징수영수증, 연말정산 관련 서류는 근로기준법상 3년이 지났더라도, 세무 조사를 대비해 5년간 보관하는 것이 안전합니다. 또한 「근로자퇴직급여 보장법」에 따라 퇴직연금 관련 서류도 5년간 보존 의무가 있습니다.
② 채용 서류 (불합격자): 즉시 파기 원칙
가장 주의해야 할 부분입니다. 채용 절차가 종료된 후 채용되지 않은 지원자의 서류(이력서, 자기소개서 등)는 「채용절차의 공정화에 관한 법률」 및 「개인정보 보호법」에 따라 지체 없이 파기하는 것이 원칙입니다. 단, 채용 비리 피해자 구제 등 예외적인 사유가 있거나 지원자에게 서류 반환 청구 기간(14일~180일)을 고지한 경우에는 해당 기간까지 보관할 수 있습니다. "나중에 인재 풀로 활용해야지"라며 지원자의 동의 없이 이력서를 파일철에 꽂아두는 행위는 법 위반 소지가 큽니다.
종이 서류 보관이 위험한 이유
법적 보존 기한을 준수하기 위해 많은 중소기업이 별도의 문서고를 두거나 캐비닛에 서류를 보관합니다. 하지만 종이 형태의 보관은 인사 담당자에게 여러가지 리스크도 갖고 있죠.
첫째, 분실 및 훼손의 위험입니다.
습기로 인해 종이가 훼손되거나, 사무실 이사 과정에서 중요 서류가 분실되는 사고가 빈번합니다. 만약 직원이 임금체불이나 부당해고 구제 신청을 제기했을 때, 회사가 이를 방어할 수 있는 유일한 무기는 '객관적인 서류'입니다. 이때 "이사하다가 잃어버렸습니다"라는 변명은 노동위원회에서 통하지 않습니다. 서류 미비는 곧 입증 실패로 이어져 회사에 불리한 판정을 초래합니다.
둘째, 보안 취약성입니다.
연봉 정보나 주민등록번호가 적힌 서류가 캐비닛에 방치되어 있다면? 열쇠 관리가 허술할 경우 사내 누군가가 이를 열람할 수 있습니다. 이는 심각한 개인정보 유출 사고이자 노사 불신의 씨앗이 됩니다.
셋째, 검색의 비효율입니다.
"3년 전 퇴사한 김 대리의 2021년 5월 연장근로 기록을 찾아주세요."라는 요청을 받았을 때, 먼지 쌓인 박스를 뒤져 문서를 찾는 데 얼마나 걸릴까요? 서류를 찾는 시간 자체가 인사 담당자의 업무 생산성을 떨어뜨리는 주범입니다.
버리는 것보다 중요한 잘 남기는 것
이제는 인사 서류를 물리적 공간이 아닌 디지털 공간으로 옮겨야 할 때입니다. 과거에는 반드시 종이 원본을 보관해야 한다는 인식이 강했지만, 「전자문서 및 전자거래 기본법」 개정으로 전자 문서 보존이 명확하게 허용되었습니다. 고용노동부 역시 전자근로계약서나 전자 결재 문서의 법적 효력을 인정하고 있습니다. 디지털 전환, 즉 인사 시스템 도입은 선택이 아닌 생존 전략입니다.
1. 영구 보존과 자동 알림
다우오피스HR과 같은 시스템을 활용하면 서류의 유실 걱정이 사라집니다. 입사부터 퇴사까지의 모든 기록이 클라우드에 안전하게 저장됩니다.
2. 강력한 보안과 권한 설정
종이 서류는 누구나 캐비닛을 열면 볼 수 있지만, 전자 문서는 철저한 권한 관리가 가능합니다. 인사 담당자와 대표이사 등 인가된 사용자만 접근할 수 있도록 설정하여 보안 사고를 원천 차단합니다.
3. 3초 만에 끝나는 자료 증빙
노동부 점검이나 근로 감독이 나왔을 때, 감독관이 요구하는 자료를 3초 만에 검색해서 출력할 수 있습니다. 체계적으로 정리된 데이터는 그 자체로 회사의 인사 관리 역량을 증명하며, 감독관에게 신뢰를 주는 요소가 됩니다.
[요약] 한눈에 보는 인사 서류 보존 체크리스트
구분 | 대상 서류 | 보존 기간 | 기산점(시작일) |
핵심 인사 서류 | 근로계약서, 근로자 명부, 사직서, 해고 통지서 | 3년 | 근로관계 종료일 |
급여/근태 서류 | 임금대장, 연장근로 기록, 휴가 사용 대장 | 3년 | 완결된 날 |
세무 증빙 | 원천징수영수증, 연말정산 신고서 | 5년 | 신고 기한 종료일 |
퇴직급여 | 퇴직금 산정 내역, 퇴직연금 규약 | 5년 | 퇴직급여 지급일 |
채용 서류 | 불합격자의 이력서, 자기소개서 | 즉시 파기 | 채용 절차 종료일 |
서류를 잘 버리는 것은 역설적으로 중요한 정보를 잘 지키기 위함입니다. 불필요한 서류는 과감히 파기하여 개인정보 리스크를 줄이고, 꼭 필요한 정보는 전자화를 통해 안전하게 보관하는 것. 이것이 2026년을 준비하는 인사 담당자의 가장 스마트한 정리 습관이 아닐까요?
종이 계약서와 엑셀 급여대장으로 씨름하고 계신다면, 이번 연말에는 다우오피스HR로 캐비닛 없는 쾌적한 인사팀을 만들어 보시길 바랍니다.