신규 입사자가 늘어나는 건 좋은 일입니다. 회사가 그만큼 성장하고 있다는 증거니까요. 하지만 그 기쁨 뒤에 산더미처럼 쌓이는 서류를 마주하는 인사담당자의 속마음은 조금 복잡해지기 마련입니다.
근로계약서 한 장을 완성하기 위해 양식을 뽑고, 보안서약서를 챙기고, 서명을 받으러 자리를 찾아가고, 다시 그걸 스캔해서 서버에 올리는 과정. 이 반복적인 루틴에 한 명당 30분씩만 잡아도 10명이면 꼬박 반나절이 날아갑니다.
특히 상시근로자 50인을 넘어서는 시점부터는 법적으로 챙겨야 할 의무가 기하급수적으로 늘어나는데, 이때 발생하는 사소한 누락이 자칫 과태료나 노사 분쟁이라는 경영 리스크로 이어질 수 있어 더욱 세심한 관리가 필요합니다.
이럴 때 가장 효율적인 대안이 바로 전자근로계약서입니다. 하지만 도입 전 법적 효력은 확실한지 다른 인사 시스템과 연동하여 더 편하게 관리할 방법은 없는지 고민되실 텐데요. 그 궁금증을 하나씩 풀어드립니다.
전자근로계약서, 종이 계약서와 정말 똑같은 효력이 있을까?
가장 먼저 드는 의문은 역시 안전성일 겁니다. 결론부터 말씀드리면, 전자근로계약서는 종이 문서와 동일한 법적 효력을 가집니다.
전자문서 및 전자거래 기본법 제4조에 따르면, 전자문서는 전자적 형태로 되어 있다는 이유만으로 법적 효력이 부인되지 않습니다. 전자서명법 제3조 역시 전자서명이 서명날인 또는 기명날인으로서의 효력을 가진다고 명시하고 있죠.
고용노동부도 2016년 전자근로계약서 활성화를 위한 가이드라인을 발표하며 전자근로계약서의 유효성을 공식 인정하고 활성화를 권장해 왔습니다
다만, 법적 분쟁에서 완벽하게 보호받으려면 아래 네 가지 사항을 주의해야 합니다.
전자근로계약서 작성 시 주의 사항
첫째, 근로기준법 제17조에 명시된 필수 사항이 모두 포함되어야 합니다.
*자세한 내용은 [2026년 최신, 근로계약서에 꼭 들어가야 할 사항]에서 확인 할 수 있어요.
둘째, 전자서명법에 따른 전자서명이 완료되어야 하며, 누가 언제 서명했는지 기록이 남아야 합니다.
셋째, 서명 완료 후에는 어느 한쪽이 임의로 내용을 고칠 수 없도록 읽기 전용 파일(PDF 등)로 저장 및 보관되어야 합니다.
넷째, 작성된 계약서를 근로자가 열람하고 다운로드할 수 있도록 교부해야 합니다
단순한 전자 서명을 넘어 HR 솔루션 연동이 필요한 이유
단순히 PDF에 서명만 받는 서비스와 다우오피스 HR 같은 통합 솔루션의 차이는 데이터의 흐름에 있습니다. 시스템이 연동되면 인사 행정의 차원이 달라지는 경험을 하게 됩니다.
데이터 중복 입력 제로: 별개의 계약 서비스를 쓸 때는 사원 정보를 매번 새로 입력해야 했습니다. 연동된 시스템에서는 사원 정보가 계약서 템플릿에 자동으로 입력되므로 중복 업무가 줄어들고 오타 걱정도 없습니다.
계약 완료와 동시에 통합 보관: 서명이 완료된 계약서 PDF는 시스템 내 [계약관리] 메뉴에 안전하게 자동 저장됩니다. 별도로 종이 문서를 스캔하고 파일을 업로드하는 번거로움 없이, 클릭 한 번으로 전 직원의 계약 체결 이력을 한곳에서 실시간으로 확인하고 관리할 수 있습니다.
통합 알림 및 대시보드: 미서명자 현황을 인사 시스템 메인 화면에서 바로 확인하고, 클릭 한 번으로 재알림을 보낼 수 있습니다.
다우오피스 HR의 고용전자계약 기능
다우오피스 HR는 전자서명 서비스 '모두싸인'과 연동하여 가장 익숙하면서도 강력한 계약 환경을 제공합니다.
기본 제공되는 표준 근로계약서 6종과 연봉계약서 양식을 즉시 사용할 수 있고, 우리 회사만의 고유한 계약서 양식도 템플릿으로 등록할 수 있죠. 직접 입력하거나 엑셀 업로드로 대량 계약도 가능합니다. 다우오피스 내 저장된 직원 정보를 자동으로 불러와 반복 입력 없이 계약서를 작성할 수 있습니다.
서명 요청은 이메일뿐만 아니라 카카오톡, 문자로도 발송 가능하며, 대시보드에서 진행 중·완료·취소 상태를 한눈에 파악할 수 있습니다. 미서명자에게 알림을 재발송하거나 유효기간을 변경하는 등 후속 관리도 편리하죠. 완료된 계약서는 다우오피스 내에서 통합 관리되어 언제든 조회하고 출력할 수 있습니다.
실무자가 가장 자주 묻는 질문 (Q&A)
Q. 기존에 종이로 쓰던 우리 회사만의 특수 양식도 쓸 수 있나요?
물론입니다. 기존 양식을 템플릿으로 등록해두면 그대로 활용할 수 있습니다. 다만, 2026년 기준 변경된 최저임금이나 근로기준법상 필수 사항이 포함되어 있는지는 한 번 더 점검해 보시는 것을 추천합니다
Q. 정규직 근로계약서, 1년마다 다시 써야 하나요?
정규직은 근로계약 기간의 정함이 없으므로 매년 계약서를 처음부터 다시 쓸 필요는 없습니다. 하지만 임금이 인상되었거나 근무 장소, 직무 등 주요 근로조건이 변경되었다면 근로기준법 제17조에 따라 변경된 내용을 서면으로 작성해 근로자에게 교부해야 합니다. 실무적으로는 입사 시 작성한 근로계약서는 유지하되, 매년 변경되는 임금 정보만 담은 연봉계약서를 전자계약으로 체결하는 방식이 가장 효율적입니다.
Q. 근로계약서를 분실하면 어떻게 하나요?
근로자가 본인의 계약서를 분실한 경우, 회사에 법적 재발급 의무는 없습니다. 다만 근로계약서는 당사자 간 근로관계를 명확히 하는 처분문서이므로, 요청이 있으면 동일한 내용으로 재발급하는 것이 권장됩니다.
회사가 보관 중인 계약서를 분실한 경우는 문제가 됩니다. 근로기준법 제42조에 따라 근로관계 종료 후 3년간 보관 의무를 위반하면 500만 원 이하의 과태료(근로기준법 제116조)가 부과될 수 있습니다. 전자계약서로 관리하면 클라우드에 서버와 백업 데이터가 보관되어 물리적인 분실 위험을 원천 차단할 수 있습니다.
전자근로계약서로 인사 업무 효율 높이기
전자근로계약서는 법적 효력도 인정받고, 업무 효율도 크게 높일 수 있는 방법입니다. 종이 계약서 출력, 우편 발송, 보관 공간 관리에 쓰던 시간과 비용을 줄이고, 정말 중요한 인사 업무에 집중할 수 있죠.
다우오피스 HR은 현재 1년 무료 프로모션을 통해 비용 부담 없이 이 모든 편리함을 경험해 보실 수 있도록 돕고 있습니다. 지금 바로 우리 회사의 인사 업무를 디지털로 전환해 보세요.
