처음 시스템을 도입하고 나면 묘한 기분이 들죠. 메뉴는 많고, 설정할 항목도 적지 않으니 제대로 세팅한 건지 확신이 서지 않습니다.
그런데 사실 초기 설정에서 진짜 중요한 건 하나입니다. 한 번만 정확히 해두면, 그다음부터는 시스템이 알아서 돌아간다는 것. 이 글은 다우오피스 HR의 기본 세팅을 마친 후 담당자가 더 이상 직접 챙기지 않아도 되는 것들을 정리한 내용입니다.
1. 연차가 저절로 쌓이고, 사용하면 자동으로 줄어든다
많은 인사 담당자가 연차 관리를 번거롭게 여기는 이유 중 하나가 있습니다. 입사일이 제각각인 직원들의 연차를 일일이 계산해서 부여하고, 사용 내역을 별도로 기록해야 하는 구조 때문이죠.
다우오피스 HR에서는 연차정책 설정을 한 번만 해두면 이후 계산은 시스템이 맡습니다. 입사일 기준으로 부여할지, 회계연도 기준으로 일괄 부여할지 방식을 선택하고 저장하면, 신규 입사자 연차부터 장기 근속자 누적 연차까지 자동으로 생성됩니다. 연차를 사용하면 잔여 일수도 즉시 반영되고요.
직원 입장에서도 달라집니다. 남은 연차가 며칠인지 인사팀에 물어볼 필요 없이, 앱에서 바로 확인이 가능합니다. 담당자에게 쏟아지던 소소한 문의 자체가 줄어드는 구조입니다.
🔎 설정 방법이 더 궁금하다면 → [기본 근무 및 휴가 규칙 설정하기]
2. 부서장이 팀 근태를 직접 확인하고 1차로 처리한다
인사팀 담당자가 전사 근태를 혼자 들여다보던 구조에서는 부서별 이슈가 있어도 모든 것이 인사팀을 통해야 했습니다. 작은 회사라면 감당이 되지만, 직원 수가 늘어날수록 이 방식은 병목이 됩니다.
조회 권한 설정을 해두면 구조가 바뀝니다. 인사팀에는 전사 근태와 전사 휴가를 관리하는 운영자 권한을 부여하고, 각 부서장에게는 본인 팀의 근태·휴가 데이터를 확인하는 권한을 별도로 줄 수 있습니다.
이렇게 되면 팀원의 지각, 조퇴, 휴가 현황을 부서장이 먼저 확인하고 1차 처리하는 구조가 만들어지죠. 인사팀은 전사 현황을 모니터링하는 역할로 올라서고, 부서 단위 소소한 문의 응대에 시간을 쓰지 않아도 됩니다.
🔎 권한 설정 방법이 더 궁금하다면 → [실시간 근태 확인 및 휴가 신청 처리]
3. 근태 이상이 생기면 시스템이 먼저 알린다
출퇴근 누락, 미승인 초과근로, 지각, 퇴근 미처리. 매달 마감 전에 이런 항목들을 담당자가 하나하나 뒤지던 방식은 시간도 걸리고 놓치는 경우도 생기죠.
다우오피스 HR의 출퇴근이상자 관리 기능은 근태 마감 전 이상 상태인 직원 목록을 한 화면에서 보여줍니다. 지각, 조퇴, 퇴근 누락, 미승인 초과근로, 휴게시간 부족 등 항목별로 분류되어 있어서 어디서 막혔는지 바로 파악됩니다.
확인이 끝나면 해당 직원에게 알림을 직접 발송할 수 있습니다. 메신저, 이메일 중에서 발송 방식을 선택할 수 있고, 발송 이력도 별도로 기록됩니다. 이상자가 많을 때는 일괄 변경 기능으로 퇴근 처리 등을 한 번에 처리할 수도 있고요.
이상자가 해소되지 않으면 근태 마감 자체가 차단되는 구조이기 때문에, 담당자는 마감 전에 반드시 이 화면을 확인하는 루틴을 갖게 됩니다. 매달 놓치던 항목들이 자연스럽게 걸러지는 흐름이죠.
🔎 근태 마감 전체 프로세스가 더 궁금하다면 → [정확한 급여를 위한 근태 마감 완벽 가이드]
4. 근태 마감 후 급여 계산에 사람 손이 덜 탄다
급여 오류가 생기는 원인 중 상당수는 근태 데이터를 수동으로 옮기는 과정에서 발생합니다. 엑셀로 출퇴근 기록을 정리하고, 초과근로 시간을 따로 계산하고, 수당을 더하는 과정에서 실수가 끼어드는 것이죠.
다우오피스 HR은 근태 마감이 완료된 후, 사원별 급여관리 정보 가져오기 버튼 하나로 급여 계산을 시작합니다. 확정된 근태 기록이 급여대장에 자동으로 연동되는 구조입니다. 급여대장 확인 후 전자결재로 확정하면, 직원들은 PC나 모바일에서 자신의 급여명세서를 바로 확인할 수 있습니다. 별도로 파일을 만들어 배포하거나 개인별로 전송할 필요가 없죠.
🔎 급여대장 완성까지 전체 흐름이 더 궁금하다면 → [근태 데이터 연동으로 급여대장 완성하기]
5. 법정의무교육 미이수자를 시스템이 파악하고 독려한다
법정의무교육은 매년 반복되는 업무인데, 대상자가 많아질수록 누가 이수했는지 추적하기가 번거롭습니다. 엑셀로 관리하면 빠진 사람이 나오기 쉽고, 과태료 위험은 담당자 혼자 감수하는 구조가 됩니다.
다우오피스 HR은 해커스HRD와의 제휴를 통해 교육 신청부터 현황 관리까지 시스템 안에서 처리합니다. 대상자를 지정하면 직원들에게 교육이 배정되고, 관리자는 교육현황 메뉴에서 신청한 교육별 수강자 진도율을 한눈에 확인할 수 있습니다.
진도율이 낮은 직원에게는 알림 발송 기능으로 수강을 독려할 수 있습니다. 수료 이력은 자동으로 기록되기 때문에, 근로감독이나 감사 상황에서도 이수 현황을 빠르게 제출할 수 있죠.
🔎 교육 신청부터 현황 관리까지 자세한 방법이 궁금하다면 → [과태료 걱정 없는 법정의무교육 관리 방법]
자주 묻는 질문 (FAQ)
Q. 입사일 기준과 회계연도 기준 중 어떤 걸 선택해야 하나요?
두 방식 모두 근로기준법상 허용됩니다. 입사일 기준은 직원 개인의 입사일을 기준으로 연차를 부여하는 원칙적인 방식이고, 회계연도 기준은 매년 1월 1일에 전 직원에게 연차를 일괄 부여하는 방식입니다. 회계연도 기준은 관리 편의성이 높지만, 이 방식을 선택할 경우 입사일 기준보다 직원에게 불리하게 운영되어서는 안 됩니다.
Q. 부서장에게 근태 조회 권한을 주면 급여 정보도 보이나요?
아닙니다. 다우오피스 HR은 기능별로 권한을 독립적으로 설정합니다. 근태·휴가 조회 권한과 급여 관련 권한은 별도로 구성되어 있어, 부서장에게 근태 조회 권한만 부여하면 급여 데이터는 접근이 불가합니다.
Q. 근태 마감 후 오류를 발견하면 어떻게 하나요?
근태 마감 취소 기능을 사용할 수 있습니다. 마감 내역 리스트에서 해당 건을 선택하고 취소 사유를 입력하면 마감이 해제되고, 수정 후 재마감이 가능합니다. 단, 마감이 취소된 내역은 리스트에서 삭제되므로 이력 관리에 주의가 필요합니다.
Q. 급여명세서는 직원에게 어떻게 전달되나요?
급여대장을 전자결재로 확정하면 직원들이 PC와 모바일 앱에서 자신의 급여명세서를 직접 조회할 수 있습니다. 담당자가 파일을 개별 전송하거나 출력·배포할 필요가 없습니다. 근로기준법 제48조는 임금 지급 시 임금명세서를 교부하도록 의무화하고 있는데, 이 과정이 시스템 안에서 자동으로 처리되는 구조입니다.
한 번 잘 세팅해두면, 그다음은 시스템이 해요
직원 등록부터 권한 위임, 연차정책, 근태 마감까지. 처음 한 번은 챙길 항목이 제법 됩니다. 그런데 그 과정을 다 끝냈다면 이제 다우오피스 HR 자동화의 효과를 그대로 누릴 수 있습니다.
연차는 알아서 쌓이고, 부서장이 팀 근태를 직접 챙기고, 마감 전에 이상자가 걸러지고, 급여는 버튼 하나로 계산됩니다. 매달 반복하던 수작업이 하나씩 사라지는 경험을 하게 될 거예요.