직원 퇴사 시 인사담당자가 챙겨야 할 12가지

퇴사 처리에는 법정 기한이 촘촘하게 걸려 있고 하나라도 놓치면 과태료나 벌금으로 이어질 수 있습니다. 이 글에서는 직원 퇴사가 확정된 시점부터 처리가 완료될 때까지 인사담당자가 챙겨야 할 항목을 단계별로 정리합니다.

1. 퇴사 확정 단계

퇴직일 확정과 사직서 접수

퇴사 의사를 확인하면 가장 먼저 퇴직일을 확정하고 사직서를 서면으로 접수합니다. 퇴직일이 정해져야 퇴직금 산정, 4대보험 상실신고, 연차정산의 기준일이 잡혀요. 사직서에는 퇴사 사유와 퇴사 희망일을 명확히 기재해야 하고 추후 실업급여 처리나 분쟁 시 근거 서류가 되므로 반드시 보관해 두세요.

특히 마지막 근무일과 퇴직일의 구분이 필요합니다. 행정적으로 퇴직일은 마지막 근로일의 다음 날이고 이 하루 차이로 퇴직금 금액이 달라질 수 있어요.

인사발령 처리와 업무 인수인계

퇴사가 확정되면 인사발령을 처리하고 업무 인수인계를 진행합니다. 퇴사 직원의 담당 업무, 진행 중인 프로젝트, 거래처 연락처 등은 후임자에게 인수인계하고 인수인계서를 서면으로 남겨 두세요.

다우오피스HR을 사용 중이라면 사원정보관리에서 퇴사일자를 입력하는 것이 이 단계의 시작점입니다. 퇴사일이 입력되면 퇴직금대장, 퇴사자 연차관리, 4대보험 상실신고 대상 조회까지 자동으로 반영돼요. 

2. 퇴직금과 급여 정산

퇴사일이 확정되었으니 금전적인 정산을 진행합니다. 이 단계에서 기한을 놓치면 법적 제재가 따르는 항목이 있어 특히 주의가 필요해요.

퇴직금 산정과 지급

퇴직금은 퇴직일로부터 14일 이내에 지급해야 합니다. 기한을 넘기면 3년 이하 징역 또는 3천만 원 이하 벌금에 처해질 수 있고 지연이자도 발생해요(근로자퇴직급여 보장법 제9조, 제44조).

지급 절차는 먼저 해당 직원이 퇴직금 지급 대상인지 확인하는 것에서 시작합니다. 1주 15시간 이상 근무하며 계속근로기간이 1년 이상인 근로자가 대상이에요. 대상이 확인되면 퇴직 전 3개월 평균임금을 기준으로 퇴직금을 산정하고 퇴직소득세를 원천징수한 후 지급합니다. 퇴직금 계산 방법에서 평균임금 산정 기준을 확인할 수 있어요.

놓치기 쉬운 부분이 퇴직금의 지급 계좌입니다. 퇴직금은 원칙적으로 근로자의 IRP(개인형 퇴직연금) 계좌로 지급해야 해요. 퇴직금이 300만 원 이하이거나 55세 이후 퇴직하는 경우 등 예외적으로 개인 계좌 지급이 가능하지만 그 외에는 IRP 계좌가 아닌 곳으로 보내면 과태료 대상이 될 수 있습니다.

다우오피스HR에서는 퇴사일자를 입력하면 퇴직금대장에 해당 직원이 자동으로 반영됩니다. 최근 3개월 급여 총액과 상여금이 자동으로 불러와지고 연차수당과 퇴직소득세만 입력하면 퇴직급여가 산출돼요. 전자결재 승인 후 이체까지 한 번에 처리할 수 있습니다. 재직 중 퇴직금을 미리 정산한 이력이 있다면 퇴직금 중간정산 처리 절차도 참고하세요.

한 가지 더 챙겨야 할 것이 퇴사 관련 서류의 보관입니다. 근로계약서, 임금대장, 퇴직금 정산서 등 퇴사 처리 과정에서 발생하는 서류에는 법정 보관 기한이 서류마다 다르게 적용돼요. 기한을 모르고 폐기하면 추후 분쟁이나 근로감독 시 증빙이 없어 불리해질 수 있습니다. 50인 이상 기업 HR 담당자 법적 의무 가이드에서 서류별 보관 기한을 포함한 체크리스트를 무료로 다운로드할 수 있어요.

잔여 임금과 연차수당 정산

퇴직금과 마찬가지로 잔여 임금과 연차수당도 퇴직일로부터 14일 이내에 청산해야 합니다. 근로기준법 제36조에 따른 의무이고 위반 시 3년 이하 징역 또는 3천만 원 이하 벌금이 부과될 수 있어요.

퇴직월 급여를 일할 계산하고 미사용 연차일수를 확인해서 연차수당을 산정합니다. 여기서 놓치기 쉬운 부분이 회계연도 기준과 입사일 기준의 대조예요. 회계연도 기준으로 연차를 운영하는 사업장은 퇴사 시 입사일 기준 법정 연차와 비교해서 부족하게 부여된 부분이 없는지 반드시 확인해야 합니다. 이 대조를 빠뜨리면 미사용 연차를 적게 지급하게 되어 추후 분쟁이 생길 수 있어요. 연차촉진제도를 시행한 경우에는 촉진 절차를 적법하게 이행했는지도 점검합니다. 적법한 촉진이 완료된 연차에 대해서는 수당 지급 의무가 면제돼요.

다우오피스HR의 퇴사자 연차관리 메뉴에서는 입사일 기준 연차와 회계연도 기준 연차를 자동으로 대조해 줍니다. 미사용 연차수가 바로 산출되기 때문에 별도로 엑셀을 만들어 계산할 필요가 없어요. 

3. 4대보험 상실신고

급여 정산과 별도로 4대보험 상실신고도 진행해야 합니다. 실무에서 자주 혼동되는 부분인데 보험 종류에 따라 신고 기한이 다르니 구분해서 처리해야 합니다.

건강보험 상실신고

건강보험 상실신고는 퇴사일로부터 14일 이내에 해야 합니다. 퇴직금 지급 기한과 같아요. 4대사회보험정보연계센터에서 온라인으로 처리할 수 있습니다.

국민연금, 고용보험, 산재보험 상실신고

나머지 세 보험은 퇴사일이 속한 달의 다음 달 15일까지 신고하면 됩니다. 건강보험보다 기한이 길지만 놓치면 역시 과태료 대상이에요. 고용보험 상실신고는 퇴사 직원의 실업급여 수급과도 직결되니 빠르게 처리하는 게 좋습니다.

다우오피스HR을 사용 중이라면 사회보험 메뉴에서 상실신고 업무가 간소화됩니다. 퇴사일을 입력하면 상실신고 대상자가 자동으로 조회돼요. 해당 연도와 전년도 보수총액과 근무 개월수도 함께 표시되어 별도로 계산할 필요가 없고 사회보험정보연계센터 바로가기 링크가 제공되어 조회 화면에서 신고 페이지로 바로 이동할 수 있습니다 

4. 세금 신고와 서류 발급

4대보험 처리가 끝나면 세금 신고와 퇴사 직원에게 필요한 서류를 발급합니다.

원천징수이행상황신고서와 퇴직소득 지급명세서

퇴직월 급여와 퇴직금에 대한 소득세를 원천징수하고 퇴직월 다음 달 10일까지 원천징수이행상황신고서를 제출합니다. 놓치기 쉬운 점은 퇴직소득 지급명세서가 별도 서류이고 기한도 다르다는 것이에요. 이 서류는 퇴직일이 속하는 연도의 다음 해 3월 10일까지 홈택스를 통해 제출하면 됩니다. 기한에 여유가 있다 보니 잊어버리는 경우가 많으니 캘린더에 미리 등록해 두세요.

퇴사 서류 발급

퇴사 직원이 이직이나 실업급여 신청을 위해 경력증명서, 원천징수영수증, 퇴직소득 원천징수영수증 등을 요청할 수 있습니다. 요청이 있으면 지체 없이 발급해야 해요.

다우오피스HR에서는 임직원 포털의 증명서 발급 신청 메뉴를 통해 재직증명서, 경력증명서, 근로소득원천징수부를 직원이 직접 신청하고 전자결재 승인 후 출력할 수 있습니다. 관리자가 일일이 서류를 작성해서 전달할 필요가 없어 발급 업무가 간소화돼요.

5. 시스템 계정과 보안 처리

행정 절차가 마무리되면 마지막으로 시스템 접근 권한과 물품을 회수합니다. 법적 기한이 정해진 항목은 아니지만 보안 리스크를 줄이려면 퇴사일 당일 처리하는 게 좋아요.

계정 중지와 권한 회수

사내 시스템, 이메일, 클라우드 스토리지, 메신저 등의 계정을 중지하고 공유 폴더나 프로젝트 관리 도구에서 해당 직원의 접근 권한을 제거합니다.

다우오피스HR에서는 사원정보관리에서 계정 상태를 '중지'로 변경하면 모든 서비스 접근이 차단됩니다. 인수인계 기간이 필요한 경우에는 사용만료일을 설정해 두면 만료일 다음 날 자동으로 계정이 중지돼요.

장비 및 물품 반납

노트북, 사원증, 법인카드, 사무실 열쇠 등 회사 자산을 회수합니다. 반납 목록을 체크리스트로 만들어 두면 누락을 방지할 수 있어요.

6. 퇴사 처리 체크리스트

위 내용을 기한순으로 정리한 체크리스트입니다.

퇴사 처리 과정에서 사직서 양식이 필요하다면 다우오피스HR 서식 페이지에서 무료로 다운로드할 수 있어요.

다우오피스HR에서는 퇴사일 입력 한 번으로 퇴직금 산정, 연차정산, 4대보험 상실신고 대상 조회, 인사발령, 증명서 발급까지 연결됩니다. 퇴사 처리를 한 곳에서 관리하고 싶다면 다우오피스HR 무료 체험을 시작해 보세요.