중소기업 HR 담당자라면 퇴직금 계산만큼 신경 쓰이는 업무도 없을 겁니다. 직원이 퇴직할 때마다 정확한 퇴직금 산정은 물론, 법적 이슈까지 신경 써야 하니 여간 복잡한 일이 아닙니다. 퇴직금은 근로자의 오랜 노고에 대한 정당한 보상이자, 기업에게는 중요한 인건비이자 법적 의무이기도 합니다. 잘못된 계산은 근로자의 불만은 물론, 노동청 진정이나 소송으로 이어져 기업에 큰 재정적, 법적 부담을 안길 수 있습니다.
이 글에서는 퇴직금 제도의 기본적인 이해부터 정확한 퇴직금 계산 방법, 그리고 실무에서 자주 발생하는 쟁점과 실수 방지 팁까지 상세히 다룰 예정입니다. 복잡하게만 느껴졌던 퇴직금 계산을 명확하게 파악하고, 법적 리스크 없이 퇴직 업무를 깔끔하게 처리할 수 있는 실질적인 가이드를 제공하겠습니다.
퇴직금 제도의 이해: 왜 중요하고 어떻게 변화하는가?
퇴직금은 근로자가 퇴직할 때 사용자에게 지급받는 금전으로, 근로기준법상 의무화된 제도입니다. 단순히 급여를 지급하는 것을 넘어, 근로자의 노후 생활 보장과 안정적인 재취업 지원이라는 사회적 의미를 담고 있습니다.
퇴직금 제도의 법적 근거와 적용 대상
퇴직금 제도는 근로자퇴직급여 보장법에 따라 규정됩니다. 이 법에 따르면, 사용자는 4주를 평균하여 1주일에 15시간 이상 근무하고, 1년 이상 계속 근로한 퇴직하는 근로자에게 퇴직급여를 지급해야 합니다. 여기서 '계속 근로'란 근로계약을 체결하여 해지될 때까지의 기간을 의미하며, 근로계약 기간의 단절 없이 반복 갱신된 경우에도 계속 근로로 인정될 수 있습니다.
상시근로자 수와 관계없이 모든 사업 또는 사업장에 적용되며, 5인 미만 사업장에도 동일하게 적용되는 의무 사항입니다. 단, 예외적으로 동거하는 친족만을 사용하는 사업장이나 가구 내 고용 활동(가정부 등)에는 적용되지 않을 수 있습니다.
퇴직연금 제도, 얼마나 알고 계신가요? 확정급여형(DB)과 확정기여형(DC)
현재는 대부분의 사업장이 퇴직연금 제도를 도입하여 운영하고 있습니다. 퇴직연금은 퇴직금을 금융기관에 적립하고 운용하여 퇴직 시 지급하는 제도로, 퇴직급여 보장법에 따라 퇴직금 대신 퇴직연금에 가입하는 것이 원칙입니다. 퇴직연금은 크게 두 가지 유형으로 나뉩니다.
확정급여형은 근로자가 퇴직 시 받을 퇴직급여의 수준이 사전에 확정되는 방식의 퇴직연금입니다. 이는 기업이 근로자의 퇴직금 지급에 대한 모든 책임과 운용 위험을 부담하는 형태입니다. 근로자는 퇴직 시 최종 3개월 평균 임금과 근속 연수에 비례하여 사전에 정해진 확정된 금액을 받게 됩니다.
회사는 매년 근로자의 퇴직금 지급을 위해 일정 금액을 금융기관에 적립하고, 해당 적립금을 운용합니다. 만약 운용 수익률이 낮거나 손실이 발생하더라도 근로자에게 약속된 퇴직급여는 변동 없이 지급되어야 하므로, 운용 성과에 대한 책임은 전적으로 기업에 있습니다. 따라서 기업은 안정적인 운용을 위해 보수적인 투자를 선호하는 경향이 있으며, 운용 주체 또한 기업이 됩니다.
근로자 입장에서는 퇴직 시 받을 급여액이 명확하게 예측 가능하고, 기업의 운용 성과와 무관하게 약정된 금액을 수령할 수 있다는 장점이 있습니다. 그러나 기업의 재정 상태나 도산 위험에 따라 퇴직급여 지급이 불안정해질 가능성도 존재합니다. 또한, 물가 상승률을 반영하기 어렵다는 점도 단점으로 지적될 수 있습니다.
확정기여형은 회사가 매년 근로자의 연간 임금 총액의 1/12 이상을 근로자 명의의 퇴직연금 계좌에 납입하는 방식입니다. 이 방식은 기업이 부담하는 기여금(납입액)이 사전에 확정되며, 이후 운용 책임은 근로자에게 있습니다.
근로자는 본인의 계좌에 납입된 금액을 바탕으로 직접 금융상품을 선택하여 운용하며, 퇴직 시에는 본인이 납입된 원금과 운용 성과에 따라 퇴직급여를 받게 됩니다. 즉, 운용 수익률이 높으면 더 많은 퇴직급여를 받을 수 있지만, 손실이 발생하면 퇴직급여가 줄어들 수도 있습니다. 따라서 근로자는 자신의 투자 성향과 목표에 맞춰 적극적으로 자산을 운용해야 합니다.
확정기여형의 가장 큰 장점은 근로자가 이직하더라도 적립된 퇴직금을 개인형 퇴직연금(IRP) 계좌로 이전하여 계속 운용할 수 있다는 점입니다. 이는 근로자의 퇴직연금 운용의 연속성을 보장하며, 퇴직 시까지 꾸준히 자산을 불려나갈 수 있도록 돕습니다. 또한, 근로자가 자신의 투자 성향에 맞춰 다양한 금융상품을 선택하고 운용할 수 있다는 점에서 자기 주도적인 자산 관리가 가능합니다. 하지만 운용 성과에 대한 책임이 전적으로 근로자에게 있으므로, 투자에 대한 지식과 관심이 필요합니다.
대부분의 중소기업은 DC형 퇴직연금을 선호하는 경향이 있는데, 이는 회사의 퇴직금 부담이 매년 확정되고, 운용 리스크를 근로자가 부담하기 때문입니다. HR 담당자는 퇴직연금 유형에 따라 퇴직금 계산 및 지급 방식이 달라진다는 점을 명확히 이해해야 합니다.
퇴직금 계산의 핵심: 평균임금 산정
퇴직금은 '평균임금'을 기준으로 계산되기 때문에, 평균임금을 정확하게 산정하는 것이 퇴직금 계산의 가장 중요한 부분입니다.
평균임금의 정의와 산정 방법
평균임금이란 사유 발생일(퇴직일) 이전 3개월 동안 근로자에게 지급된 임금 총액을 그 기간의 총 일수로 나눈 금액을 말합니다. 쉽게 말해, 퇴직하기 전 3개월간 하루 평균 얼마를 벌었는지를 계산하는 것입니다.
계산식: 평균임금 = (퇴직일 이전 3개월간 임금 총액) ÷ (퇴직일 이전 3개월간의 총 일수)
여기서 중요한 것은 '임금 총액'에 포함되는 항목입니다. 기본급 외에도 직책수당, 직무수당, 연장근로수당, 야간근로수당, 휴일근로수당 등 정기적이고 일률적으로 지급된 모든 수당이 포함됩니다. 또한, 상여금이나 연차유급휴가 미사용 수당처럼 비정기적으로 지급되는 임금도 평균임금 산정 시 포함될 수 있습니다. 상여금은 퇴직 전 12개월 동안 지급된 총액의 3/12에 해당하는 금액을, 연차수당은 퇴직 전 1년간 발생한 연차 중 미사용 수당의 3/12에 해당하는 금액을 3개월 임금 총액에 포함합니다.
평균임금 산정 시 제외되는 임금 및 기간
모든 금품이 평균임금에 포함되는 것은 아닙니다. 다음은 평균임금 산정 시 제외되는 주요 항목과 기간입니다.
제외되는 임금: 실비 변상적인 금품(출장비, 식대 등), 일시적·우발적으로 지급되는 금품(경조사비, 선물 등), 법규나 단체협약에 따르지 않은 임금 등이 제외됩니다.
제외되는 기간: 출산전후휴가, 업무상 재해로 인한 휴업 기간, 육아휴직 기간, 쟁의행위 기간, 병역 의무 이행 기간 등 근로자의 귀책사유 없이 휴업한 기간은 평균임금 산정 기간에서 제외됩니다. 이 경우, 해당 기간과 그 기간에 지급된 임금을 제외하고 나머지 기간의 임금으로 평균임금을 산정합니다.
이처럼 평균임금 산정은 매우 복잡하므로, 정확한 계산을 위해서는 모든 임금 항목과 기간을 꼼꼼히 확인해야 합니다.
퇴직금 계산 방법 및 실무 사례
평균임금이 산정되었다면, 이제 퇴직금을 계산할 차례입니다. 기본적인 계산식은 간단하지만, 실제 사례에서는 여러 변수가 발생할 수 있습니다.
퇴직금 계산의 기본 원리
퇴직금은 '계속 근로 기간 1년에 대하여 30일분 이상의 평균임금'을 지급해야 합니다.
계산식: 퇴직금 = 평균임금 × 30일분 × (총 계속 근로 기간 ÷ 365)
여기서 '총 계속 근로 기간'은 입사일부터 퇴사일까지의 전체 일수를 의미합니다. 일 단위까지 정확하게 계산해야 합니다.
실제 퇴직금 계산 사례
예시: 통상 월급 300만원 (기본급 250만원 + 직책수당 50만원)을 받고, 매년 설/추석 상여금 각 100만원씩 지급받는 직원이 2023년 1월 1일 입사하여 2025년 6월 30일 퇴사한 경우 (총 근속기간 2년 6개월)
평균임금 산정:
퇴직일 이전 3개월(2025년 4월 1일 ~ 2025년 6월 30일) 임금: 300만원 × 3개월 = 900만원
상여금 가산: 지난 1년간 받은 상여금 (2024년 설 100만원 + 2024년 추석 100만원 = 200만원)의 3/12 = 50만원
총 임금: 900만원 + 50만원 = 950만원
총 일수: 4월(30일) + 5월(31일) + 6월(30일) = 91일
평균임금: 950만원 ÷ 91일 = 약 104,395원
계속 근로 기간 산정:
2023년 1월 1일 ~ 2025년 6월 30일
2023년: 365일
2024년: 366일 (윤년)
2025년 1월 1일 ~ 6월 30일: 181일
총 계속 근로 기간: 365 + 366 + 181 = 912일
퇴직금 계산:
퇴직금 = 104,395원 × 30일 × (912일 ÷ 365일) = 약 7,798,643원
이처럼 복잡한 계산은 수기로 할 경우 오류가 발생할 확률이 매우 높습니다.
퇴직금 계산 시 자주 발생하는 문제와 해결 방안
퇴직금 미지급 및 지연 지급 문제
퇴직금은 근로자가 퇴직한 날로부터 14일 이내에 지급하는 것이 원칙입니다. 이 기한을 지키지 않으면 임금체불에 해당하며, 근로자에게 지연 이자를 지급해야 합니다. 임금체불은 노동청 진정, 고소 등 법적 분쟁으로 이어질 수 있으므로, 어떤 상황에서도 지급 기한을 준수해야 합니다. 특히 [직원이 갑자기 그만둔다면 어떤 절차를 밟아야 하나요?]와 같은 무단 퇴사 상황에서도 퇴직금 지급 의무는 변함이 없다는 점을 명심해야 합니다.
계속 근로 기간 산정의 함정
겉으로는 간단해 보이는 계속 근로 기간 산정에서도 실수가 발생할 수 있습니다.
퇴직금 계산 시 '계속 근로 기간'과 '평균임금 산정 기간'은 다르게 적용될 수 있어 주의가 필요합니다. 특히 업무상 재해로 인한 휴직, 출산전후휴가, 육아휴직 등은 근로자의 귀책사유 없이 발생하는 휴직이므로 근로관계가 계속 유지된 것으로 보아 퇴직금 산정의 기초가 되는 '계속 근로 기간'에는 포함됩니다.
그러나 이러한 휴직 기간 동안에는 실제로 임금이 지급되지 않거나 통상임금의 일부만 지급되는 경우가 많으므로, '평균임금 산정 기간'에서는 해당 기간을 제외하고 그 직전 3개월의 임금을 기준으로 평균임금을 산정해야 합니다. 이 두 기간의 개념을 혼동하여 계산 오류가 발생하는 경우가 빈번하므로, 정확한 구분이 중요합니다.
또한 계약직 근로자가 여러 차례 근로계약을 갱신하면서 계속 근로한 경우, 퇴직금 계산 시 모든 계약 기간을 합산하여 계속 근로 기간을 산정해야 합니다. 비록 중간에 새로운 근로계약서가 작성되었더라도, 실질적인 근로관계가 단절 없이 계속되었다면 이는 하나의 연속된 근로 기간으로 보아야 합니다.
단순히 계약서가 새로 작성되었다는 이유로 이전 기간을 단절시켜 퇴직금을 산정하면 근로기준법에 위배될 수 있으며, 이는 사용자가 퇴직금 지급 의무를 회피하려는 시도로 해석될 수 있습니다.
만약 회사의 인수합병(M&A)이나 사업 양도로 인해 사업주가 변경된 경우에도 근로자의 근로관계가 포괄적으로 승계되었다면, 근로자의 계속 근로 기간은 단절되지 않고 합산되어야 합니다. 이는 근로기준법상 '사용자 변경'의 개념에 해당하며, 새로운 사업주는 이전 사업주의 근로관계에 대한 권리 의무를 포괄적으로 승계하므로, 근로자의 퇴직금 산정을 위한 계속 근로 기간 또한 승계됩니다. 따라서 사업주가 변경되었다는 이유만으로 근로자의 계속 근로 기간을 단절시키거나 퇴직금 지급을 거부할 수는 없습니다.
통상임금과 평균임금의 혼동
많은 HR 담당자들이 통상임금과 평균임금의 개념을 혼동하여 퇴직금 계산에 오류를 범합니다. 통상임금은 주로 연장·야간·휴일근로수당 등 법정수당의 기준이 되는 임금이며, 평균임금은 퇴직금, 휴업수당 등 특정 사유 발생 시의 임금 산정 기준이 됩니다. 두 개념은 포함되는 임금의 범위와 산정 방식이 다르므로 명확히 구분해야 합니다. [야근수당 계산, 어디까지가 맞는 건가요?]에서 통상임금에 대한 자세한 내용을 확인하실 수 있습니다.
퇴직연금 미납 및 운용 관리
퇴직연금을 도입한 기업의 경우, 정해진 기한 내에 부담금을 납입하지 않거나, 근로자에게 퇴직연금 제도에 대한 정보를 충분히 제공하지 않아 문제가 발생할 수 있습니다. 특히 DC형의 경우 근로자가 직접 운용하는 만큼, 회사는 제도 운영에 대한 설명 의무를 충실히 이행해야 합니다. 퇴직연금 미납은 법적 제재를 받을 수 있는 중요한 사항이므로, 납입 기한과 금액을 철저히 관리해야 합니다.
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