지난 7월 다우오피스HR에 AI 기능이 추가되었습니다. 대화창에 필요한 업무를 입력하면 문서 초안 작성부터 일정 등록까지 처리해 주는 기능인데요. 다우오피스 AI가 어떤 서비스인지 전체 그림이 궁금하다면 다우오피스 AI 업데이트 소개 글에서 확인할 수 있습니다.
여기서는 한 걸음 더 들어가서 실제 업무 시나리오 3가지를 화면 조작 단계와 프롬프트 예시로 정리했습니다. 화면을 열고 나서 '그래서 뭐부터 해보지'가 고민이라면 순서대로 따라 해보세요. 크레딧을 효율적으로 쓰는 방법도 마지막에 함께 다룹니다.
1. 다우오피스 AI, 시작 전에 확인할 3가지
본격적인 활용에 앞서 준비 단계부터 짚어볼게요.
✅ 진입 경로
임직원포털에 새로 생긴 [AI] 메뉴를 열면 사용을 시작할 수 있어요. PC 웹뿐 아니라 PC 메신저, 모바일 앱에서도 이용할 수 있습니다. PC 웹에서는 화면 오른쪽에 사이드바 형태로 AI 창을 띄울 수 있어서 게시판이나 전자결재 화면을 벗어나지 않고 옆에 두고 쓸 수 있어요.
✅ 최초 약관 동의
처음 이용하는 임직원은 AI 기능에 진입할 때 약관 동의 팝업이 뜹니다. 최초 1회만 동의하면 이후에는 바로 사용할 수 있습니다.
✅ 내 크레딧 확인
다우오피스 AI는 질문마다 크레딧이 차감되는 방식으로 운영됩니다. AI 화면 왼쪽 하단에서 이번 달 사용률과 잔여 크레딧을 게이지로 확인할 수 있어요.
2. HR 문서 초안, 대화로 시작하기
준비가 끝났다면 가장 먼저 시도해볼 만한 기능은 문서 초안 작성입니다. 근로계약서, 평가 문항, 사내 공지처럼 매번 백지에서 시작하기 부담스러운 문서일수록 효과가 크거든요.
프롬프트는 일상 언어 그대로 쓰면 됩니다. 실제로 이렇게 요청할 수 있어요.
다음 달 전사 워크숍 안내 공지를 작성해줘. 일정, 장소, 준비물, 참석 여부 회신 방법을 포함해줘.
마케팅팀 수평평가 시즌이야. 캠페인 기획력, 데이터 기반 개선 역량, 유관부서 협업을 중심으로 5점 척도 평가 문항 5개를 만들어줘.
여름철 폭염 대응을 위한 현장 근무자 안전수칙 안내문 초안을 작성해줘.
다우오피스 AI는 대화 맥락을 기억하기 때문에 배경을 다시 설명할 필요 없이 꼬리 질문으로 결과물을 다듬을 수 있어요. 표로 정리해 달라거나 정중한 어조로 바꿔 달라는 요청도 같은 대화 안에서 처리됩니다.
💡 최신 정보가 필요한 문서라면 입력창 상단의 [웹] 버튼을 켜 두세요. 이 버튼이 꺼진 상태에서는 질문에 '인터넷에서 검색해줘'라고 적어도 웹 검색이 실행되지 않습니다. 반대로 사내 문서 초안처럼 외부 정보가 필요 없는 작업은 꺼 두면 됩니다.
3. 대화 한 줄로 일정 등록과 공지 확인하기
문서 초안이 범용 AI 서비스로도 가능한 일이라면 지금부터는 인사관리 솔루션에 결합된 AI만 할 수 있는 영역입니다. 다우오피스 AI는 캘린더와 게시판 데이터를 대화창에서 직접 불러와 활용할 수 있거든요.
입력창 상단의 [다우오피스] 버튼을 선택하면 사내 데이터 탐색 모드로 전환되고, 드롭다운에서 캘린더와 게시판 중 연동 사용할 앱을 고를 수 있어요. 앱을 선택하면 입력창 아래에 해당 앱에 맞는 추천 프롬프트가 나타나는데, 클릭하면 질문이 자동으로 입력되어 타이핑 없이 바로 실행됩니다.
인사담당자 업무에서는 이런 식으로 응용할 수 있어요.
다음 주 수요일 오후 2시 경력직 면접 일정 등록해줘
이번 달 전사 교육, 행사 일정만 모아서 브리핑해줘
최근 게시판에 올라온 공지 중 제출 기한이 있는 내용만 정리해줘
일정을 일일이 클릭하거나 게시판을 스크롤하던 일을 등록부터 확인까지 대화 한 줄로 끝낼 수 있습니다.
✅ 데이터 접근 범위
연동 기능을 쓸 때 보안이 걱정될 수 있는데, AI는 질문한 사람이 읽기 권한을 가진 데이터만 탐색해 답변합니다. 본인에게 권한이 없는 비공개 게시판, 다른 부서의 비공개 일정에는 AI가 접근하지 못합니다. 입력한 질문과 답변은 외부 AI 모델 학습에 사용되지 않습니다.
4. 반복 문의는 인사제도 안내 에이전트에게 맡기기
앞의 두 시나리오가 담당자 본인의 업무 속도를 높인다면 에이전트는 반복 문의에 대응하는 방식을 바꾸는 기능입니다. 연차 사용 기준, 경조휴가 일수, 증명서 발급 절차 같은 질문은 답이 정해져 있는데도 매번 담당자를 거치게 되죠. 이런 문의에 답하는 전용 에이전트를 만들 수 있는데, 어디까지 맡길 수 있는지는 에이전트 유형에 따라 달라집니다.
에이전트는 취업규칙이나 인사 규정 같은 문서를 미리 학습해 두고 질문이 들어오면 그 문서를 근거로 회사 기준에 맞는 답을 찾아주는 방식으로 작동합니다. 담당자 본인이 만들어 쓰는 개인 에이전트는 직원 문의에 답하기 전에 규정 근거를 빠르게 찾아보는 검색 도우미 역할을 하고, 관리자가 전사 공용으로 배포하는 전사 에이전트는 직원들이 인사팀을 거치지 않고 직접 질문할 수 있어서 문의 자체를 줄여줍니다.
AI 화면 왼쪽 사이드바에서 [에이전트] 메뉴로 이동해 [+ 내 에이전트 만들기]를 선택합니다.
생성 방식을 고릅니다. 이름과 역할, 답변 규칙을 직접 입력하는 방식, 용도를 한 문장으로 입력하면 AI가 초안을 만들어 주는 방식, 회의록 정리 같은 기본 템플릿을 불러오는 방식 중 편한 쪽을 선택하면 됩니다.
배경지식 파일을 업로드합니다. 취업규칙, 복무 규정, 복리후생 안내처럼 답변의 근거가 될 문서를 올리면 되는데, PDF, DOCX, XLSX, HWP 등 주요 문서 포맷을 지원하고 최대 10개 파일, 총 30MB까지 등록할 수 있습니다. 비밀번호가 걸린 파일은 학습되지 않으니 암호를 해제한 사본을 준비하세요.
대화 시작 질문을 등록합니다. '연차는 언제부터 쓸 수 있나요' 같은 자주 묻는 질문을 최대 4개까지 버튼으로 걸어두면 직원들이 클릭만으로 질문을 시작할 수 있어요.
에이전트 만들기는 PC 웹 화면에서 진행하고, 만들어진 에이전트와의 대화는 모바일에서도 가능합니다.
💡 배경지식으로 올릴 취업규칙이 오래 방치된 상태라면 에이전트가 낡은 기준으로 답하게 됩니다. 등록 전에 최신 개정 사항이 반영되어 있는지 먼저 점검해 보세요. 점검 기준은 취업규칙 가이드에 정리되어 있습니다.
5. 크레딧, 아껴 쓰는 법까지 알아야 진짜 활용
기능을 익혔다면 남는 질문은 비용입니다. 다우오피스 AI는 계정마다 구독료를 내는 방식 대신 회사 단위로 크레딧을 두고 실제 사용량만큼 차감하는 구조라서 운영 방식을 이해하면 같은 크레딧으로 더 많은 업무를 처리할 수 있어요.
✅ 크레딧 종류와 소진 순서
크레딧은 요금제에 따라 매월 지급되는 월 정기 크레딧과 관리자가 필요할 때 별도 구매하는 추가 충전 크레딧으로 나뉩니다. 월 정기 크레딧은 다음 달로 이월되지 않고 소멸되는 반면 추가 충전 크레딧은 이월돼요. 차감은 항상 소멸되는 월 정기 크레딧부터 이루어지므로 월말에 정기 크레딧이 남아 있다면 미뤄둔 문서 작업을 처리하는 데 쓰는 편이 낫습니다.
✅ 모델 선택으로 소진량 조절
질문 1회당 차감되는 크레딧은 선택한 AI 모델 등급에 따라 다릅니다. 입력창에서 GPT, Gemini 등 모델을 드롭다운으로 바꿀 수 있는데, 가벼운 문장 요약이나 단순 검색은 일반 모델로 충분하고 복잡한 문서 초안이나 논리적인 검토가 필요할 때만 상위 모델을 쓰는 식으로 구분하면 크레딧을 효율적으로 관리할 수 있어요. 같은 계열의 상위 모델로 바꾸면 진행 중이던 대화 맥락도 그대로 유지됩니다.
✅ 사용자별 한도 설정
별도 설정을 하지 않으면 전 직원이 회사 공용 크레딧을 함께 사용합니다. 특정 부서의 사용량이 몰리는 것이 걱정된다면 관리자 설정에서 사용자별 월간 한도를 지정할 수 있습니다. 한도를 지정하면 각자 배정받은 범위 안에서만 차감되어 다른 임직원의 사용량에 영향을 받지 않아요.
시스템 오류나 통신 실패로 답변이 생성되지 않은 경우에는 크레딧이 차감되지 않으니 오류 화면을 만나도 크레딧 손해를 걱정할 필요는 없습니다.
반복 문의 응대, 문서 초안, 일정 관리는 손이 많이 가는데도 개선은 뒤로 밀리기 쉬운 일입니다. 별도 시스템을 새로 구축하지 않아도 HR 솔루션에 결합된 형태로 시작할 수 있다면 도입 부담은 크게 줄어들죠.