별도의 인사팀 없이 여러 업무를 겸임하는 실무자 커뮤니티를 살펴보면 비슷한 고민을 나누는 글들을 자주 보게 됩니다. 전임자는 한 달 만에 퇴사했고, 30명 규모 회사의 인사, 회계, 총무 업무를 맨땅에 헤딩하듯 혼자 감당하고 있다는 고충입니다.
특히 경력이 적거나 비전공자인 경우, 채용, 급여 마감, 퇴사자 면담, 수습 평가까지 숨 가쁘게 처리하면서도 마음 한편에는 불안감이 남습니다. "50인 미만 중소기업은 인사팀이 1명이라는 말도 있던데, 혹시 내가 일을 못하는 걸까?"하는 자책으로 이어지기도 합니다.
하지만 이 고민은 담당자의 개인 역량 문제가 아니라 적정 인력에 대한 기준이 없기 때문에 발생하는 구조적 문제일 가능성이 큽니다.
오늘 이 글에서는 1인 다역 담당자들의 현실적인 고충과 우리 회사의 성장 단계별 적정 관리 인력 수준을 가늠해볼 수 있는 기준을 알아봅니다. 그리고 1인 다역의 한계를 벗어나야 할 시그널은 무엇인지 상세히 짚어봅니다.
1. 기준이 없어 더 힘든 1인 다역의 고충
소규모 기업의 대표나 실무자가 적정 관리 인력을 판단하기 어려운 가장 큰 이유는 정답이 없기 때문입니다. 회사의 성장 단계, 업종의 특성 그리고 자동화 수준에 따라 필요한 인력은 천차만별입니다.
가장 중요한 기준 중 하나는 기업의 성격 즉 업종입니다. 예를 들어 이미 정해진 프로세스가 많고 변화가 적은 제조업이나 금융업은 상대적으로 적은 관리 인력으로도 운영이 가능할 수 있습니다.
반면 IT나 스타트업은 어떨까요? 변화가 빠르고 채용이 빈번합니다. 구성원의 경험과 조직 문화가 비즈니스에 직접적인 영향을 미칩니다. 직원 30명이라도 채용과 온보딩 평가 업무만으로도 1명의 담당자가 벅찰 수 있습니다. 앞서 언급한 사례처럼 50인 미만은 인사팀이 1명이라는 기준을 현재 상황에 그대로 적용하기엔 무리가 있습니다.
이처럼 명확한 기준이 없다 보니 대표는 관리 인력을 비용이라 생각해 충원을 미루고 실무자는 '남들도 다 하는데 나만 못하나'라며 스스로를 탓하는 악순환이 반복됩니다.
2. 우리 회사, 적정 관리 인력은 몇 명일까요?
정답은 없지만 객관적인 데이터와 보편적인 사례를 통해 우리 회사의 현주소를 가늠해볼 수는 있습니다.
가장 고전적이지만 여전히 많이 쓰이는 기준은 HR 인력 비율입니다. 미국 SHRM(인적자원관리협회) 같은 기관에서는 전통적으로 직원 100명당 1명에서 2.5명의 HR 담당자를 적정 수준으로 보곤 했습니다.
하지만 이는 인사팀만의 비율입니다. 회계, 총무까지 겸임하는 소규모 기업의 현실과는 다소 거리가 있죠. 그래서 우리는 성장 단계별로 관리 인력의 역할을 살펴보는 것이 더 현실적입니다.
✅ 10명 ~ 30명
관리 인력: 0.5명 ~ 1명
특징: 이 시기에는 대표가 직접 급여 이체를 하기도 합니다. 경영지원 담당자 1명이 인사, 총무, 회계, 경리 등 모든 관리 업무를 도맡아 합니다.
주요 과제: 생존이 목표입니다. 제도보다는 당장의 업무 처리가 중심입니다. 급여 이체, 4대 보험 신고, 세금계산서 발행 같은 일입니다.
문제점: 맨땅에 헤딩하는 경우가 많습니다. 상사나 동료도 없이 "아예 모르니까 뭘 알아봐야 할지도 모르고" 일하게 됩니다. 근로계약서 누락이나 법정의무교육 미이수 같은 법적 리스크에 가장 취약한 시기입니다.
✅ 30명 ~ 70명
관리 인력: 2명 ~ 3명
특징: 폭발적인 성장이 일어나는 시기입니다. 30명일 때 1명이던 업무가 50명이 되면 물리적으로 2배가 되는 것이 아니라, 복잡도가 5배로 늘어납니다.
주요 과제: 채용과 조직 관리가 핵심 이슈로 떠오릅니다.
변화: 더 이상 1명이 회계와 인사를 겸임할 수 없습니다. 최소한 재무/회계 담당자와 인사/총무 담당자로 역할이 분리되어야 하는 첫 번째 시점입니다. 전자는 숫자를 관리하고 후자는 사람을 관리합니다.
✅ 70명 ~ 150명
관리 인력: 4명 이상 (별도 팀 구성)
특징: 회사의 규모가 갖춰지고, 이제는 시스템이 필요한 시기입니다.
주요 과제: "우리 회사는 평가를 어떻게 하지?", "연봉 인상 기준이 뭐야?" 같은 불만이 나옵니다.
변화: 인사팀이 단순 업무 처리를 넘어 인사 제도 기획과 조직 문화로 역할을 확장해야 합니다. 채용, 평가, 보상, 교육 등 전문 영역이 나뉘기 시작합니다.
3. 두 번째 관리자가 필요한 위험 신호 5가지
우리 회사가 30명을 넘어서고 있는데 여전히 대표님이나 단 1명의 실무자가 모든 관리 업무를 처리하고 있다면 어떨까요? 다음 5가지 신호가 보인다면 이는 담당자의 능력이 부족한 것이 아니라 회사가 1인 다역의 한계에 도달했다는 명백한 위험 신호입니다.
1. 법적 리스크가 눈에 띄기 시작했다
가장 치명적인 신호입니다. 담당자가 너무 바빠 근로계약서 작성을 누락합니다. 4대 보험 신고를 늦게 하거나 법정의무교육을 놓쳐 과태료 예고장을 받게 됩니다. 아예 모르니까 뭘 알아봐야 할지도 모르는 상황이 대부분이라 담당자 혼자 이 모든 법적 리스크를 방어하는 것은 불가능에 가깝습니다.
2. 채용에 실패하고 조기 퇴사자가 늘어난다
성장하는 기업의 핵심은 인재 확보입니다. 하지만 1인 담당자가 다른 업무에 치여 채용 공고를 급하게 올리고, 면접을 형식적으로 진행하면 어떻게 될까요? 회사의 비전과 맞지 않는 사람이 뽑히거나 입사 후 체계적인 신규 입사자 적응 과정이 없어 실망하고 1~3개월 내에 조기 퇴사하는 악순환이 반복됩니다.
3. "왜 저 사람만...?" 평가/보상에 대한 불만이 나온다
직원이 10명일 때는 대표가 모든 것을 파악할 수 있지만, 30명이 넘어가면 불가능합니다. 명확한 기준 없이 대표의 기억이나 인상에 의존한 연봉 협상이 이루어지면, 직원들은 공정성에 의문을 갖기 시작합니다. 묵묵히 일하는 직원이 소외되고, 목소리 큰 직원이 더 많이 받아 가는 상황은 조직의 신뢰를 무너뜨립니다.
4. 대표가 여전히 '결재'에 시간을 쏟고 있다
대표가 아직도 직원의 휴가 신청서를 직접 결재하고, 비품 구매를 승인하고 있다면 심각한 문제입니다. 대표는 더 중요한 전략과 비전을 고민해야 합니다. 대표가 실무에서 손을 떼지 못하는 이유는, 그 일을 믿고 맡길 중간 관리자나 시스템이 없기 때문입니다.
5. "우리 회사는 문화가 없어요"
사내 문화를 만들어가고 싶은데 여력이 없다는 것도 흔한 인력 부족 시의 고충입니다. 홀로 일하는 인사담당자는 당장 터지는 불을 끄기에도 급급합니다. 회사의 비전을 공유하고, 직원들의 소속감을 높이는 긍정적인 사내 문화를 기획할 물리적인 시간이 없습니다. 조직이 그저 '일만 하는 장소'로 변해간다면, 이 역시 인력 충원이 필요하다는 신호입니다.
4. '관리'는 비용이 아닌 '성장을 위한 투자'입니다.
만약 위 5가지 신호가 보인다면, 이는 회사가 다음 단계로 성장하고 있다는 건강한 성장통의 증거입니다.
이때 추가로 인사, 총무, 회계 담당자를 채용하는 것은 단순한 비용 지출이 아닙니다. 이는 회사를 법적 리스크에서 보호하고, 채용 실패로 인한 막대한 손실을 막으며, 대표가 더 중요한 전략적 고민에 집중할 수 있게 만드는 가장 확실한 투자입니다.
하지만 무작정 사람을 더 뽑기 전에, 우리가 먼저 해야 할 일이 있습니다. 바로 단순 반복 업무를 자동화하는 것입니다.
인사 담당자가 여전히 엑셀로 휴가 대장을 관리하고, 매달 급여명세서를 이메일로 수동 발송하고, 법정의무교육 참석자 서명을 종이로 받고 있다면, 2명을 뽑아도 3명을 뽑아도 업무는 줄어들지 않습니다.
다우오피스HR과 같은 솔루션은 이러한 단순 반복 업무를 자동화하여 적은 인원으로도 훨씬 효율적인 HR 운영을 가능하게 돕습니다. 근태와 휴가가 자동으로 집계되고 급여가 자동 계산되며 법정의무교육 이수 현황이 시스템에 기록됩니다.
이렇게 확보된 시간으로 담당자는 엑셀 작업이 아닌, 채용 전략 수립, 신규 입사자 온보딩, 공정한 평가 기준 설계와 같이 회사의 성장에 직접 기여하는 더 중요한 일에 집중할 수 있습니다.
홀로 모든 것을 감당하며 고군분투하고 있다면, 우리 회사의 현주소를 점검하고 HR 자동화 솔루션을 통해 스마트한 투자를 시작해 보는 것은 어떨까요?