근로계약서는 근로자와 사용자 간의 권리와 의무를 명확히 하는 가장 기본적인 문서입니다. 특히 중소기업의 경우, 인력 운영의 유연성을 위해 근로계약서 작성을 소홀히 하거나 법적 요건을 충족하지 못하는 사례가 발생할 수 있습니다. 이는 불필요한 노사 분쟁으로 이어져 기업 운영에 막대한 지장을 초래할 수 있으므로, 근로계약서 작성 시에는 법규 준수와 실무적 고려를 바탕으로 신중하게 접근해야 합니다.
근로계약서 작성의 중요성과 법적 의무
근로기준법 제17조에 따라 사용자는 근로계약을 체결할 때 임금, 소정근로시간, 휴일, 연차유급휴가 등 주요 근로조건을 명시해야 합니다. 이는 단순히 법적 의무를 넘어, 근로자와 사용자 간의 신뢰를 구축하고 향후 발생할 수 있는 오해와 분쟁을 사전에 방지하는 중요한 역할을 합니다. 명확하게 작성된 근로계약서는 양측의 권리를 보호하고, 예측 가능한 노사 관계를 정립하는 초석이 됩니다.
법적 분쟁 예방을 위한 근로계약서의 역할
근로계약서는 분쟁 발생 시 가장 중요한 증거 자료로 활용됩니다. 예를 들어, 퇴직금, 연차수당, 해고의 정당성 등과 관련된 분쟁에서 근로계약서에 명시된 내용이 중요한 판단 기준이 됩니다. 따라서 근로계약서는 향후 발생할 수 있는 모든 상황을 고려하여 명확하고 구체적으로 작성되어야 합니다. 특히 중소기업의 경우, 전문 법률 자문을 받기 어려운 상황이 많으므로, HR 담당자가 근로기준법 및 관련 판례에 대한 기본적인 이해를 바탕으로 계약서를 검토하는 것이 중요합니다.
기간제 근로자 근로계약 시 유의사항
기간제 근로자와의 근로계약 시에는 '기간제 및 단시간근로자 보호 등에 관한 법률(기간제법)'을 준수해야 합니다. 기간제 근로계약은 원칙적으로 2년을 초과할 수 없으며, 2년을 초과하여 사용하는 경우 기간의 정함이 없는 근로계약을 체결한 것으로 봅니다. 다만, 사업의 완료 또는 특정한 업무의 완성에 필요한 기간을 정한 경우 등 예외 사유에 해당한다면 2년을 초과하여도 무기계약 전환 의무가 발생하지 않습니다. 따라서 기간제 근로자와의 계약 시에는 계약 기간, 갱신 요건, 무기계약 전환에 대한 명확한 이해가 필수적입니다.
근로계약서에 반드시 포함되어야 할 필수 항목
근로기준법 제17조 및 관련 시행령에 따라 근로계약서에 반드시 명시해야 하는 근로조건은 다음과 같습니다. 이러한 필수 항목 외에도 기업의 특성과 직무의 성격에 따라 필요한 내용을 추가하여 분쟁의 소지를 최소화해야 합니다.
임금에 대한 명확한 명시
임금은 근로계약서에서 가장 중요한 부분 중 하나입니다. 임금의 구성항목(기본급, 각종 수당 등), 계산 방법(월급, 일급, 시급 등), 그리고 지급 방법 및 지급일 등을 상세하게 명시해야 합니다.
특히 연장근로수당, 야간근로수당, 휴일근로수당 등 법정 수당의 산정 기준을 명확히 하는 것이 중요합니다. 이는 향후 임금체불 등과 관련된 분쟁을 예방하는 데 핵심적인 역할을 합니다. 급여명세서 작성 시 필요한 정보이므로 급여명세서와 연동하여 관리할 수 있는 체계를 갖추는 것도 고려해볼 수 있습니다. 급여명세서 작성 시 꼭 들어가야 할 항목에 대한 자세한 내용은 [급여명세서 작성, 꼭 들어가야 할 항목은 뭔가요?]에서 확인하실 수 있습니다.
소정근로시간과 휴게시간의 명확화
근로계약서에는 1일의 근로시간, 1주의 근로시간 및 휴게시간 등을 명확하게 명시해야 합니다. 주 52시간 근무제가 시행되면서 소정근로시간 설정은 더욱 중요해졌으며, 이를 위반할 경우 법적 제재를 받을 수 있습니다. 회사의 근무 형태에 따라 통상근무제, 시차출퇴근제, 선택적 근로시간제, 탄력적 근로시간제, 원격근무제, 재택근무제, 재량근로시간제 등 다양한 근무제를 고려하여 근로시간을 명시해야 합니다. 각 근무제도별 주 52시간제 운영 가이드는 다음 글에서 자세히 살펴보실 수 있습니다.
휴일 및 연차유급휴가 규정
휴일은 주휴일, 근로자의 날, 공휴일 등 유급휴일과 무급휴일을 구분하여 명시해야 합니다. 특히 대체공휴일 적용 여부 등도 명확히 하는 것이 근로자의 혼란을 방지하고 정확한 휴일 관리를 위해 중요합니다. 연차유급휴가는 부여 기준, 사용 촉진 방법, 미사용 수당 지급 등에 관한 사항을 상세히 명시해야 합니다. 연차 계산 방법은 중소기업 HR 담당자들이 자주 실수하는 부분이므로 정확한 기준을 세우는 것이 중요합니다. 연차 계산 방법에 대한 더 자세한 내용은 [연차 계산 방법, 정말 제대로 하고 계신가요?]에서 확인하실 수 있습니다.
취업 장소와 업무 내용 명시
근로자가 근무할 장소와 담당할 구체적인 업무 내용을 명시하는 것은 향후 전보, 직무 변경 등으로 인한 오해나 분쟁을 방지하는 데 필수적입니다. 업무 내용이 모호하게 기재될 경우, 근로자의 업무 범위에 대한 해석 차이가 발생하여 불필요한 갈등을 초래할 수 있습니다. 따라서 가능한 한 구체적이고 명확하게 직무 내용을 정의하여 기재해야 합니다.
포괄임금제 계약 시 주의사항
포괄임금제는 연장·야간·휴일근로 등 시간외근로수당을 급여에 포함하여 지급하는 방식입니다. 이는 주로 근로시간 산정이 어려운 직무에 한해 제한적으로 인정되며, 원칙적으로는 근로시간 산정이 가능한 경우 포괄임금제 계약은 무효로 판단될 수 있습니다. 따라서 포괄임금제를 적용할 경우, 해당 직무가 포괄임금제 적용에 적합한지, 그리고 근로자의 동의를 얻어 명확하게 계약서에 명시했는지 확인해야 합니다. 야근수당 계산에 대한 정확한 이해를 바탕으로 법적 리스크를 최소화해야 합니다. 야근수당 계산과 관련된 더 자세한 정보는 [야근수당 계산, 어디까지가 맞는 건가요?]에서 확인하실 수 있습니다.
수습 기간 및 계약 해지 조항 명시
수습 기간을 설정하는 경우, 수습 기간의 시작일과 종료일, 수습 기간 중 임금 지급률, 그리고 수습 기간 만료 시 본채용 여부 결정 기준 등을 명확히 명시해야 합니다. 또한, 계약 해지(해고) 사유 및 절차에 대해서도 근로기준법에서 정하는 범위 내에서 구체적으로 명시하여 향후 발생할 수 있는 해고 분쟁에 대비해야 합니다.
직원이 갑자기 그만둔다면 어떤 절차를 밟아야 하는지에 대한 내용도 근로계약서 작성 시 고려하면 좋습니다. 직원이 갑자기 퇴사했을 때의 절차에 대한 자세한 가이드는 [직원이 갑자기 그만둔다면 어떤 절차를 밟아야 하나요?]에서 확인하실 수 있습니다.
근로계약서 작성 시 HR 담당자가 자주 하는 실수와 예방
근로계약서는 단순한 서류 작업이 아닌, 기업의 법적 리스크를 관리하고 건전한 노사 관계를 구축하는 중요한 과정입니다. 중소기업 HR 담당자들이 근로계약서 작성 시 자주 범하는 실수들을 이해하고, 이를 예방하기 위한 실질적인 방안을 모색해야 합니다.
법정 필수 명시 사항 누락 또는 불명확한 기재
가장 흔한 실수는 근로기준법에서 요구하는 필수 명시 사항을 누락하거나 불명확하게 기재하는 것입니다. 예를 들어, 임금의 구성 항목을 단순히 '월 급여'로만 기재하거나, 연차유급휴가 발생 기준을 명시하지 않는 경우가 이에 해당합니다. 이러한 누락이나 불명확한 기재는 향후 근로자의 권리 침해 주장의 근거가 되거나 노동청의 시정 명령으로 이어질 수 있습니다. 따라서 근로기준법 제17조에 명시된 내용을 꼼꼼히 확인하고, 모든 항목을 구체적으로 기재하는 것이 중요합니다.
근로기준법 위반 조항 삽입
근로기준법에 미치지 못하는 근로조건을 근로계약서에 명시하는 경우, 해당 조항은 무효가 됩니다. 예를 들어, 법정 최저임금에 미달하는 임금을 명시하거나, 법정 연차유급휴가 일수보다 적은 휴가를 부여하는 조항 등입니다. 이러한 계약은 효력이 없으며, 사용자는 법 위반에 따른 벌칙을 받을 수 있습니다. 항상 최신 법령을 확인하고, 전문가의 자문을 구하여 법 위반 조항이 포함되지 않도록 주의해야 합니다.
구두 계약의 법적 효력 오해
구두 계약도 법적 효력을 가질 수 있지만, 근로계약서와 같이 중요한 내용은 반드시 서면으로 작성하고 교부해야 합니다. 특히 중요한 근로조건에 대한 구두 합의는 추후 분쟁 발생 시 입증이 어렵고, 근로기준법 위반으로 간주될 수 있습니다. 모든 근로조건은 근로계약서에 명확히 명시하고, 근로자에게 교부하여 쌍방이 서명 날인하도록 해야 합니다. 이는 4대보험 신고 절차를 진행할 때도 중요한 기초 자료가 됩니다. 4대보험 신고 절차에 대한 자세한 내용은 [4대보험 신고 절차, 헷갈리지 않고 하는 방법은?]에서 확인하실 수 있습니다.
다우오피스HR로 편리하고 정확한 근로계약서 관리
고용전자계약으로 종이 계약서는 이제 그만
복잡하고 중요한 근로계약서 작성 및 관리 업무는 중소기업 HR 담당자들에게 상당한 부담으로 작용합니다. 특히 법정 필수 항목 누락이나 계약서 보관 관리까지 고려하면, 단순해 보이는 업무가 실제로는 많은 전문성을 요구하는 영역입니다.
이런 고민을 해결하기 위해 다우오피스HR에서는 고용전자계약 시스템을 통해 종이 계약서 작성의 번거로움을 완전히 없앴습니다. 꼼꼼하게 검토된 근로계약서와 연봉계약서 서식을 기본으로 제공하며, 각 기업의 특성에 맞는 커스텀 계약서도 자유롭게 생성할 수 있습니다.
가장 주목할 만한 점은 인사 데이터 연동 기능입니다. 시스템에 등록된 임직원의 모든 인사정보가 계약서에 자동으로 반영되어, 몇 번의 클릭만으로도 정확한 계약서를 완성할 수 있습니다. 전 직원을 대상으로 하는 계약서라 하더라도 대량 전송 기능을 통해 한 번에 처리가 가능하며, 서명 진행 현황을 실시간으로 확인할 수 있어 업무 효율성이 크게 향상됩니다.
무엇보다 전자서명법 및 전자문서전자거래기본법에 따른 확실한 법적 효력을 갖추고 있어, 보안과 안전성 측면에서도 안심하고 사용할 수 있습니다.
급여관리 시스템과 연동된 투명한 근로조건 관리
근로계약서 작성 이후에는 명시된 근로조건이 실제로 정확하게 적용되고 있는지 확인하는 것이 중요합니다. 다우오피스HR의 급여관리 시스템은 매년 새롭게 고지되는 비과세 및 공제항목이 급여대장에 자동으로 반영되어, 4대보험 요율 변경 시에도 수동 업데이트 없이 정확한 계산이 가능합니다.
기존에 엑셀이나 수작업으로 작성하던 급여명세서를 클릭 한 번으로 발급할 수 있으며, 근로기준법에 맞는 양식으로 자동 생성되어 과태료 위험도 방지할 수 있습니다. 특히 임직원들이 스스로 본인의 급여정보를 조회하고 급여명세를 확인할 수 있는 셀프서비스 기능은 투명한 급여 관리를 가능하게 합니다.
예상 퇴직금 조회 기능까지 제공되어 직원들의 퇴직 계획 수립에도 도움을 주고 있습니다. 소정근로시간과 실제 근로시간 비교, 연차 사용 현황 실시간 파악 등을 통해 연차 계산 및 관리도 효율적으로 수행할 수 있습니다.
통합 서비스로 업무 효율성 극대화
퇴직금 계산에 필요한 근속 정보 역시 정확하게 관리되어 퇴직금 계산 시 발생할 수 있는 오류를 최소화합니다. 퇴직금 계산 방법에 대한 상세 내용은 [퇴직금 계산, 실수 없이 정확하게 하는 방법은?]에서 확인하실 수 있습니다.
근태관리부터 급여계산, 명세서 작성, 전자교부까지 한 개 서비스로 통합할 수 있어 여러 시스템을 오가며 작업하던 기존 방식보다 훨씬 효율적입니다. 교부 증빙도 시스템에서 체계적으로 관리되어 급여명세서 미교부로 인한 과태료 위험을 크게 줄일 수 있습니다.
현재 다우오피스HR에서는 중소기업 HR 담당자를 위한 1년 무료 체험 서비스를 제공하고 있습니다. 근로계약서 작성부터 급여관리까지 복잡한 인사 업무를 효율적으로 관리하고 법적 리스크를 줄이는 경험을 직접 체감해 보시길 권합니다.
▼
