연차 촉진 제도 운영 완벽 가이드

연차제도를 운영할 때 부여와 사용에만 집중하다 보면, 퇴직 시 발생하는 연차보상금 이슈로 노무 분쟁이 발생하거나 심지어 퇴직금 관련 소송으로 이어질 수 있습니다. 연차촉진제도는 근로자의 연차 사용을 장려하여 충분한 휴식을 보장하는 동시에, 적법한 절차를 거쳤음에도 사용하지 않은 연차에 대해서는 회사의 보상 의무를 면제해 주는 제도입니다.

이번 편에서는 연차촉진제도를 자동화하고, 노무수령거부통지까지 진행하여 연차촉진을 세팅하는 방법을 알려드립니다.

연차촉진 기능 활성화 (시작하기)

다우오피스 경영업무포털을 통해 복잡한 촉진 절차를 자동화할 수 있습니다.

• 메뉴 이동: 경영업무 포털 > 인사관리 > 연차 > 연차관리

• 설정 방법: 연차정책 설정 내 연차촉진 설정 토글을 'ON'으로 활성화합니다.

• 효과: 토글 활성화 시 해당 정책을 적용받는 임직원들에게 1차·2차 촉진, 사용계획서 수집, 노무수령거부 통지 등의 프로세스가 자동 세팅됩니다.

관리자: 연차촉진 현황 및 대시보드 관리

관리자는 대시보드를 통해 실시간으로 촉진 진행 상태를 파악할 수 있습니다.

💡 관리자 팁: 특정 인원을 촉진 대상에서 수동으로 제외하거나, 알림 리마인드를 위해 통지문을 수동으로 재발송하는 기능도 제공합니다.

정책 설정: 부분 연차촉진

회사의 정책에 따라 잔여 연차 전체가 아닌 일부만을 대상으로 촉진을 진행할 수 있습니다.

• 메뉴 이동: 우측 상단 톱니바퀴 > App관리 > 휴가 > 연차촉진 설정

• 고정 개수 설정: 발생/잔여 연차와 상관없이 설정된 개수(예: 5개)만 촉진.

• 비율 설정: 발생 연차 또는 잔여 연차 대비 특정 비율(예: 33%)만큼 촉진.

• 소수점 처리: 소수점 발생 시 반차, 반반차 등 사용 단위에 맞춰 올림 처리 가능.

임직원 입장에서 연차촉진 진행 프로세스

1차 촉진 및 사용계획서 작성

연차 소멸 6개월 전(1년 이상 재직자 기준), 오전 11시에 시스템에서 자동으로 촉진 메일이 발송됩니다.

• 임직원은 메일 확인 후 연차휴가 사용계획서를 작성하여 전자결재를 상신해야 합니다.

• 주의: 사용계획서는 '계획'일 뿐이므로, 실제 휴가 사용 시에는 별도의 휴가신청서를 반드시 제출해야 합니다.

2차 촉진 (미제출자 대상)

1차 촉진 후 10일 이내에 계획서를 제출하지 않으면 2차 촉진이 진행됩니다. 이때 시스템은 잔여 연차에 대해 임의로 사용 시기를 지정하여 통보하며, 임직원은 지정된 날짜를 확인하거나 수정계획서를 제출할 수 있습니다.

노무수령거부 통지

사용계획을 제출했음에도 불구하고 해당 날짜에 출근하여 업무를 수행하려 할 경우, 시스템은 출퇴근 체크 시 노무수령거부 통지 팝업을 띄웁니다.

• 출근이 불가피하다면 수정계획서를 작성하여 날짜를 변경해야 합니다.

• 노무수령거부 동의를 진행할 경우, 출근하더라도 연차를 사용한 것으로 간주되어 미사용 수당이 지급되지 않습니다.

❓ 자주 묻는 질문 (FAQ)

Q1. 연차촉진 설정을 미리 테스트해 볼 수 있나요?

네, 테스트 계정의 입사일자나 회계연도 기준일을 촉진 시작일(소멸일 기준 6개월 전)에 맞춰 임의로 변경하면 현황에서 대상자 조회가 가능해집니다.

Q2. 왜 특정 직원이 연차촉진 대상자 명단에 보이지 않나요?

연차촉진 대상자는 촉진 기간 시작 14일 전부터 '예정' 상태로 노출됩니다. 또한, 이미 1차 촉진 기한이 지났거나 2차 촉진이 진행 중인 대상자는 중간에 반영되지 않을 수 있습니다.

Q3. 이메일로 촉진 내용을 통보하는 것도 법적 효력이 있나요?

네, 근로기준법상 '서면' 통보가 원칙이지만, 판례와 고용노동부 해석에 따라 근로자가 내용을 인지할 수 있는 개별 이메일이나 전자문서 통보도 유효한 방법으로 인정됩니다.

Q4. 노무수령거부 동의를 했는데, 마음이 바뀌어 철회할 수 있나요?

당일 '출근' 기록이 생성되기 전이라면 시스템상에서 동의 철회가 가능합니다. 이미 출근 체크를 했다면 관리자를 통해 타임라인 삭제 등의 조치가 필요합니다.