인사담당자 여러분, 혹시 그룹웨어와 근태관리 시스템(플렉스, 시프티 등)을 따로 사용하며 불편함을 겪고 계시진 않나요? 많은 기업이 더 저렴하고 효율적인 근태관리 솔루션 도입을 검토하지만, 시스템을 변경할 때 가장 크게 망설이는 부분이 있습니다.
"기존에 쓰던 근태 시스템의 수년 치 과거 기록은 다 날아가는 건가?" 하는 걱정입니다.
오늘은 이런 걱정을 해결할 수 있는 다우오피스HR ‘과거 근태 데이터 업로드’ 기능을 소개해드리겠습니다. 과거 근태 데이터를 어떻게 쉽고 안전하게 이관할 수 있는지 알려드릴게요.
1. 다우오피스 HR ‘과거 근태 데이터 업로드’란?
다우오피스HR의 과거 근태 데이터 업로드 기능은 다우오피스HR 도입 이전 시스템(외부 솔루션)이나 수기로 관리해온 최근 3개년도의 과거 출퇴근 기록을 엑셀 파일로 일괄 등록할 수 있는 기능입니다.
이 기능을 활용하면 흩어져 있던 과거 데이터를 다우오피스HR 한 곳에 완벽하게 통합하여 연속성 있는 근태 관리가 가능해집니다. 해당 메뉴는 임직원 포털 > 근태 > 전사 근태관리 > [전사 근태현황]에서 최고관리자 및 '근태 App 관리자' 권한을 가진 사용자만 이용할 수 있습니다.
2. 데이터 이관 전, 이것만은 꼭 확인하세요! (사전 조건)
기존 서비스에서 데이터를 추출해 다우오피스HR로 이관하기 전
오류 없는 업로드를 위해 다음 세 가지를 반드시 체크해야 합니다.
사원 계정 사전 등록 필수: 업로드할 임직원의 계정이 다우오피스HR에 등록되어 있어야 합니다. 특히 사번, 입사일자, 부서가 모두 지정된 계정만 업로드할 수 있으며, 사번이 없거나 부서가 미지정된 계정은 대상에서 제외되니 사전 세팅을 완료해 주세요.
업로드 가능 기간 확인: 과거 데이터는 해당 사원의 '입사일자'부터 '다우오피스 HR 사이트 개설일 전일'까지만 등록할 수 있습니다. 사이트 개설일 이후의 근태는 다우오피스 HR에서 실시간으로 직접 관리되기 때문입니다. 데이터는 사이트 개설일 기준으로 최대 3년 전까지 입력할 수 있습니다.
입사일자 기준 데이터 고정: 과거 근태 데이터는 최초 등록된 입사일자를 기준으로 고정됩니다. 추후 사원 정보에서 입사일자를 변경하더라도 이미 업로드된 과거 데이터에는 소급 적용되지 않으니 초기 입사일 세팅에 유의하세요.
자세한 내용은 고객케어라운지 가이드 - 과거 근태 데이터 업로드 에서 확인하실 수 있습니다.
3. Step-by-Step: 근태 데이터 이관 및 업로드 하는 법
사전 준비가 끝났다면, 본격적으로 데이터를 이관해 볼까요?
방법은 매우 직관적이고 간단합니다.
Step 1. 기존 시스템에서 데이터 추출
현재 사용 중인 플렉스, 시프티 등 기존 근태관리 시스템에서 과거 근무 내역을 엑셀(CSV)로 다운로드합니다.
Step 2. 다우오피스 HR 양식 다운로드 및 데이터 매핑
다우오피스 HR의 [전사 근태현황] 메뉴 우측 상단에 있는 [과거 근태 데이터 업로드] 버튼을 클릭하고 [양식 다운로드]를 눌러 템플릿(엑셀)을 내려받습니다. 이후 기존 시스템에서 추출한 데이터를 다우오피스 HR 양식에 맞게 복사 및 붙여넣기 합니다.
필수 입력 항목: 사번(인식번호), 출근일, 출근체크시간, 퇴근일, 퇴근체크시간
주의: 사번은 다우오피스 HR 사원정보관리의 인식번호와 정확히 일치해야 합니다.
Step 3. 엑셀 파일 일괄 업로드
작성이 완료된 엑셀 파일을 [파일 선택]을 통해 첨부한 후 [업로드]를 클릭합니다.
1회 업로드 시 최대 10,000행(row)까지 한 번에 등록할 수 있습니다.
만약 파일 내에 오류가 포함되어 있다면, 오류가 발생한 데이터만 제외하고 정상 데이터는 모두 반영됩니다.
과정 및 데이터 항목에 대한 자세한 안내는 고객케어라운지 가이드 - 과거 근태 데이터 업로드 에서 확인하실 수 있습니다.
이제 기존 근태 데이터가 날아갈까 봐 시스템 교체를 주저할 필요가 없습니다. 다우오피스HR의 '과거 근태 데이터 업로드' 기능으로 모든 기록을 안전하게 이관하고, 근태부터 전자결재, 인사, 급여까지 하나로 연결되는 다우오피스HR을 경험해 보세요!