최근 기업의 디지털 전환은 도전이나 시도가 아닌, 생존을 위해 필수적으로 수행해야 하는 필요 조건이 되었습니다. 특히 인사관리의 시작이라고 할 수 있는 ‘근로계약’ 업무는 아직까지도 수기로 관리되며 법적 리스크와 보안 리스크를 동시에 안고 있는 매우 불안한 상황인데요. 계약의 중요성이 대두되고 근로감독이 활발한 지금, 인사 담당자라면 근로 계약의 효율화와 안전성에 대해 고민하게 되는 것이 현실입니다.
단순히 종이 계약서를 PDF로 바꾸는 것을 넘어, 왜 이제는 시스템 기반의 고용전자계약이 필요한지, 그리고 이것을 HR 시스템과 결합했을 때 어떤 시너지를 내는지 상세히 분석해 보겠습니다.
수기 근로계약서 관리가 초래하는 3가지 리스크
현행 근로기준법상 근로계약서 작성 및 교부 의무는 엄격하게 규정되어 있습니다. 하지만 여전히 많은 기업이 대면 서명과 종이 보관 방식을 고수하며 다음과 같은 리스크에 노출되어 있습니다.
미작성 및 미교부 리스크: 신규 입사자가 발생할 때마다 담당자가 일일이 챙기지 못해 발생하는 누락은 즉각적인 과태료 대상으로 이어집니다. 최근 근로감독 적발 사례의 많은 부분이 근로계약서 미작성, 부적합 작성입니다.
‘5명 미만 사업장’ 근로계약서 미작성, 300명 이상의 17배 < 취업ㆍ고용 < 일자리 < 기사본문 - 매일노동뉴스분실 및 훼손에 따른 증빙 불가: 수년간 쌓인 종이 서류는 보관이 어렵고, 유사시(노무 분쟁 등) 필요한 데이터를 즉각적으로 찾아내기 어렵습니다. 노동법은 특정 사실의 입증을 위한 증빙을 중요시 하고 있습니다. 문서화된 자료는 분실의 위협에 항상 노출되어 있습니다.
갱신 관리의 누수: 연봉 협상이나 계약 조건 변경 시 재작성 타이밍을 놓치면 법적 분쟁에서 회사가 불리한 위치에 서게 됩니다.
고용전자계약 도입으로 얻는 실질적인 경영 이익
전자계약 시스템 도입은 단순히 '종이를 안 쓰는 것' 이상의 가치를 제공합니다.
비대면 체결을 통한 리드타임 단축: 입사 전 이메일로 계약을 완료하여 첫 출근일부터 업무에 집중할 수 있는 환경을 조성합니다.
자동 알림 및 진척도 모니터링: 미체결 상태의 인원을 실시간으로 확인하고 독촉 알림을 발송하여 담당자의 수기 관리 공수를 크게 절감합니다.
강력한 보안 및 아카이빙: 클라우드 서버에 암호화되어 저장되므로, 연봉, 신상정보 등 민감 정보에 대한 유출도 방지할 수 있습니다. 그와 동시에 권한이 있는 담당자라면 언제 어디서든 필요한 계약서를 즉시 조회할 수 있습니다.
전자서명과 근태관리 연동의 시너지: '데이터의 연결'
선진적인 HR 시스템이 강조하는 핵심은 '통합'입니다. 전자서명 기능이 근태관리 솔루션의 인사 정보와 연동될 때 진정한 인사 혁신이 일어납니다.
정보의 단일화(Single Source of Truth): 인사 시스템에 기록된 성명, 기본급, 계약기간 등 모든 인사정보가 계약서에 자동으로 반영됩니다.
히스토리 추적의 용이성: 서명 요청 이력부터 확인 여부까지, 수많은 임직원의 서명 현황을 한 눈에 파악하고 관리할 수 있어야 합니다.
법적 효력부터 보안까지, 실패 없는 시스템 선택 기준
근로계약의 전자화를 검토 중이라면 반드시 다음 요소를 체크해야 합니다.
전자서명법 준수: '전자서명법' 및 '전자문서 및 전자거래 기본법'에 근거하여 법적 증거력이 보장되는지 확인해야 합니다.
감사추적기록(Audit Log): 누가, 언제 서명했는지에 대한 기록이 남아야 법적 분쟁 시 증빙 자료로 활용 가능합니다.
확장성: 단순 계약 기능을 넘어 연봉계약, 서약서, 각종 동의서 등 다양한 인사 문서에 범용적으로 활용할 수 있는지 살펴야 합니다.
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