근태관리 시스템 교체를 검토할 때 실무 담당자들은 아무래도 이게 제일 궁금할 거예요.
‘기존에 쓰던 시스템 속 데이터들은 어떻게 옮기지?’
결론부터 말씀드리면, 그 걱정 때문에 시스템 교체를 주저할 필요는 없습니다. 지금부터 다우오피스HR의 '과거 근태 데이터 업로드' 기능을 통해 안정적으로 데이터 마이그레이션을 진행하는 순서와 단계별로 챙길 체크리스트를 정리해 드립니다.
1. 과거 근태 데이터, 꼭 옮겨와야 할까요?
출퇴근 기록과 휴가 사용 내역은 단순한 운영 기록이 아니라 임금과 근로시간 산정의 근거가 되는 서류입니다. 사용자는 근로자 명부와 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존해야 하죠.(근로기준법 제42조) 시스템을 바꿨다는 이유로 과거 기록에 접근할 수 없게 되면, 근로감독 대응이나 임금 관련 소명이 필요한 순간에 곤란해질 수 있습니다.
실무 관점에서도 이유가 또 있습니다. 연장근로 누적 추이 확인, 특정 직원의 과거 근태 조회, 월별 통계 비교 같은 업무는 데이터가 한곳에 모여 있어야 빠르게 처리됩니다. 기록이 이전 시스템과 새 시스템에 나뉘어 있으면 확인할 때마다 두 곳을 오가야 하거든요.
다만 과거 기록을 전부 옮길지, 전환 시점부터 새로 쌓을지는 회사가 정할 문제입니다.
근로감독 대비나 연장근로 누적 확인이 필요하다면 최근 기록은 옮기는 편이 유리하고, 그렇지 않다면 전환 시점부터 쌓아도 충분합니다. 전환 전체 그림이 궁금하다면 엑셀에서 HR솔루션으로: 전환 전후 비교와 이행 절차를 먼저 읽어보시면 판단이 쉬워집니다.
2. 다우오피스HR '과거 근태 데이터 업로드'란?
다우오피스HR의 과거 근태 데이터 업로드는 도입 이전에 사용하던 외부 근태관리 시스템이나 수기로 관리해 온 과거 출퇴근 기록을 엑셀 파일로 일괄 등록하는 기능입니다. 흩어져 있던 기록을 다우오피스HR 한곳으로 통합해 연속성 있는 근태관리가 가능해지죠.
핵심 스펙은 다음과 같습니다.
구분 | 내용 |
등록 가능 범위 | 사원의 입사일자 ~ 다우오피스HR 사이트 개설일 전일 |
최대 소급 기간 | 사이트 개설일 기준 최근 3개년 |
업로드 방식 | 엑셀 템플릿에 맞춰 1회 최대 10,000행 일괄 업로드 |
메뉴 위치 | 임직원 포털 > 근태 > 전사 근태관리 > [전사 근태현황] |
이용 권한 | 최고관리자 또는 '근태 App 관리자' 권한 보유자 |
사이트 개설일 이후의 근태는 다우오피스HR에서 실시간으로 직접 기록·관리되기 때문에, 업로드 대상은 개설일 전날까지의 과거 기록입니다.
3. 이관 전 체크리스트 5가지
오류 없는 업로드를 위해 이관 작업 전에 아래 5가지를 확인하세요.
체크 항목 | 확인 내용 |
① 기존 시스템에서 데이터 먼저 추출 | 기존 서비스 계약이 끝나면 데이터를 내려받지 못할 수 있습니다. 해지 전에 과거 근무 내역을 엑셀(CSV)로 확보해 두세요. |
② 사원 계정 사전 등록 | 업로드 대상 임직원의 계정이 다우오피스HR에 등록되어 있어야 합니다. 사번·입사일자·부서가 모두 지정된 계정만 업로드할 수 있어요. |
③ 입사일자 확정 | 과거 근태 데이터는 최초 등록된 입사일자 기준으로 고정됩니다. 이후 사원 정보에서 입사일자를 바꿔도 이미 업로드된 데이터에는 소급 적용되지 않습니다. |
④ 업로드 가능 기간 확인 | 입사일자부터 사이트 개설일 전일까지, 최대 3년 치만 등록할 수 있습니다. 범위 밖 데이터는 미리 걸러내세요. |
⑤ 사번과 인식번호 일치 확인 | 업로드 파일의 사번은 사원정보의 인식번호와 정확히 일치해야 합니다. |
💡 ②와 ③은 이관 오류가 가장 잦은 지점입니다. 사번이 없거나 부서가 미지정된 계정은 업로드 대상에서 제외되고, 잘못 등록한 입사일은 과거 데이터에 소급 반영되지 않으니 직원 등록 단계에서 확정하고 넘어가세요. 직원 등록과 권한 위임의 화면별 경로는 다우오피스 HR 도입 첫걸음: 직원 등록 및 담당자 권한 위임에서 확인할 수 있습니다.
4. Step-by-Step: 근태 데이터 이관 절차
사전 준비가 끝났다면 본격적으로 데이터를 옮겨볼까요? 절차는 3단계로 간단합니다.
이해 이미지 - 생성 중
Step 1. 기존 시스템에서 데이터 추출
현재 사용 중인 플렉스, 시프티 등 기존 근태관리 시스템에서 과거 근무 내역을 엑셀(CSV) 파일로 다운로드합니다.
이때 서비스마다 내려받기 메뉴와 조회 기간 단위가 달라, 월별·분기별 파일이 여러 개로 나뉘는 경우가 많습니다. 업로드 전에 빠진 월이 없는지, 중간 입·퇴사자의 기록이 포함됐는지부터 확인하세요.
Step 2. 템플릿 다운로드와 데이터 매핑
[전사 근태현황] 메뉴 우측 상단의 [과거 근태 데이터 업로드] 버튼을 눌러 전용 엑셀 템플릿을 내려받고, 기존 시스템에서 추출한 데이터를 템플릿 양식에 맞춰 옮겨 적습니다. 필수 입력 항목은 사번(인식번호), 출근일, 출근체크시간, 퇴근일, 퇴근체크시간 5가지입니다.
사번이 사원정보의 인식번호와 다르게 입력된 행은 반영되지 않습니다. 기존 시스템의 사번 체계와 다우오피스HR의 인식번호가 다르다면, 매핑 단계에서 대조표를 만들어 일괄 변환해 두는 게 안전합니다.
Step 3. 파일 업로드와 결과 확인
매핑을 마친 파일을 [파일 선택] → [업로드] 순서로 등록합니다. 1회 최대 10,000행까지 일괄 처리되며, 오류가 있는 행은 제외되고 정상 데이터만 반영됩니다.
💡 인원과 기간이 많아 10,000행을 넘는다면 연도별·부서별로 파일을 나눠 올리세요. 업로드 단위를 나눠두면 오류 행이 나왔을 때 원인을 찾는 범위도 좁아집니다. 상세 화면별 절차는 고객케어라운지의 과거 근태 데이터 업로드 가이드에서 확인할 수 있어요.
5. 이관 후 검증과 다음 단계
업로드가 끝났다고 바로 마무리하지 마세요. 2가지 검증을 거쳐야 안심할 수 있습니다.
첫째, 오류 행 처리입니다.
업로드에서 제외된 행이 있다면 사번 불일치, 계정 미등록, 기간 초과 중 어디에 해당하는지 확인하고 수정해 다시 올립니다.
둘째, 표본 대조입니다.
기존 시스템의 월별 리포트와 다우오피스HR에 반영된 기록을 직원 몇 명 기준으로 골라 대조해 보세요. 전 직원 전수 대조보다, 근무 유형이 다른 직원을 한 명씩 뽑아 확인하는 방식이 효율적입니다.
과거 출퇴근 기록 이관과 별개로, 직원별 잔여 연차 초기값은 초기 세팅 단계에서 따로 입력하고 교차 검증해야 합니다. 잔여 연차 이관과 병행 운영을 포함한 전환 4단계 전체 흐름은 엑셀에서 HR솔루션으로: 전환 전후 비교와 이행 절차에 단계별로 정리되어 있으니 함께 참고하세요.
이렇게 과거 데이터까지 한곳에 모이면, 다우오피스HR 안에서 근태 기록부터 휴가 결재, 근태 마감까지 연속성 있게 관리할 수 있습니다. 우리 회사의 기존 데이터 형태로 이관이 가능한지, 어떤 순서로 진행하면 좋을지 궁금하다면 아래에서 직접 문의해 보세요.
자주 묻는 질문
Q. 타 근태관리 시스템에서 다우오피스HR로 데이터 이관이 가능한가요?
가능합니다. 플렉스, 시프티 등 기존 시스템에서 과거 근무 내역을 엑셀(CSV)로 추출한 뒤, 다우오피스HR의 '과거 근태 데이터 업로드' 템플릿에 맞춰 일괄 등록하면 됩니다. 사번(인식번호)·출근일·출근체크시간·퇴근일·퇴근체크시간 5개 항목만 맞추면 되고, 1회 최대 10,000행까지 올릴 수 있습니다.
Q. 과거 근태 데이터는 몇 년 치까지 옮길 수 있나요?
다우오피스HR 사이트 개설일 기준 최근 3개년까지 등록할 수 있습니다. 등록 가능 범위는 각 사원의 입사일자부터 사이트 개설일 전일까지이며, 개설일 이후의 근태는 시스템에서 실시간으로 기록됩니다.
Q. 출퇴근 기록은 법적으로 얼마나 보관해야 하나요?
근로기준법 제42조에 따라 사용자는 근로자 명부와 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존해야 합니다. 출퇴근 기록과 휴가 사용 내역은 임금·근로시간 산정의 근거가 되는 자료이므로, 시스템을 교체하더라도 접근 가능한 형태로 보존해 두는 것이 안전합니다.
Q. 입사일자를 잘못 등록한 채 데이터를 올리면 어떻게 되나요?
이미 업로드된 과거 데이터에는 변경된 입사일자가 소급 적용되지 않습니다. 과거 근태 데이터는 최초 등록된 입사일자를 기준으로 고정되기 때문인데요. 직원 등록 단계에서 입사일자를 확정한 뒤 과거 데이터를 올리는 순서를 지키면 이 문제를 피할 수 있습니다.
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