[인터뷰] HR 솔루션을 만드는 회사의 HR 담당자는 어떻게 일할까?

Q. 간단한 자기소개와 다우오피스에서 어떤 HR 업무를 담당하고 계신지 소개 부탁드립니다.

저는 인사팀에서 5년 차 근무하고 있는 김소영 선임입니다. 원래 작년까지 채용을 하다가, 올해부터 인사 운영, 급여, 근태 관리를 맡고 있습니다.

Q. 선임님은 원래 HR 전문가셨나요? 아니면 이 회사에서 HR을 맡게 되면서 제품과 함께 성장하신 건가요?

원래는 건설 현장에 있었습니다. 불어불문 전공을 살려 아프리카 건설 현장에서 HR 업무를 처음 시작했고, 2020년에 한국에 돌아와 다우기술에 신입사원으로 입사했습니다.

이전 건설 회사에서는 900명에 달하는 외국인 근로자를 모두 엑셀로 수기 관리했습니다. 근태 관리도 종이를 기계에 넣어 출퇴근 시간을 펀치로 찍는 방식이었습니다. 그 종이를 보고 다시 엑셀로 근무 시간표를 뽑고, 그걸 바탕으로 급여를 정산했습니다. 그에 비하면 다우오피스는 모든 정보가 한곳에 모여 급여 처리나 근태 관리가 편리합니다.

연차 관리도 엑셀로 누적, 차감하는 방식이라 번거로웠습니다. 중간에 연차 일자가 바뀐다든가 하면 새로운 버전을 만들어야 해서 관리가 힘들었죠. 파일이 바뀔 때마다 매번 메일로 공유하다 보니 어떤 파일이 최신 버전인지 헷갈릴 때도 많았습니다. 지금은 다우오피스에서 직원별로 연차가 자동으로 세팅되니 연차 관리에 들어가는 품이 획기적으로 줄었습니다.
 

Q. 평소 직원들에게 가장 많이 받는 질문은 무엇인가요?

제도 관련 내용이나 근태 관리 수정 방법을 많이 물어보십니다. "이날 못 찍었는데 어떻게 수정하나요?" 또는 "어제 야근했는데 어떻게 등록하나요?" 같은 것들입니다. 저희는 전자결재와 근태 관리가 연동되어 있어, 직원이 직접 전자 결재를 작성하고 승인이 완료되면 기록이 수정되는 형태로 운영하고 있습니다.

최근에 알게 된 사실인데, 다른 팀 분들은 메신저 대화 상대가 몇명 정해져 있는 반면, 저희 팀은 여기저기서 문의를 많이 받다 보니 메신저 대화창이 정말 끝없이 이어지더라고요. 저는 모두 이렇게 메신저에 대화방이 엄청 많은 줄 알았거든요. (웃음)

Q. 만약 다우오피스HR 시스템이 없다면, 지금 하시는 업무 중에 가장 끔찍할 것 같은 수작업은 무엇인가요?

아마 근태 관리는 그냥 포기했을 것 같습니다. (웃음)

특이하게도 저희 조직은 절반 정도가 선택적 근로를 도입하고 있고, 조직별로 코어 시간이 모두 다릅니다. 시스템이 없었다면 이 직원들이 코어 시간을 잘 준수하는지 확인하는 것부터가 불가능했을 겁니다. 지금은 다우오피스 HR의 근무그룹 관리 기능으로 편리하게 대응하고 있습니다.

다우오피스는 관리자가 근무 그룹을 세분화하기 정말 편하게 되어 있습니다. 저희는 기준이 다른 근무 그룹이 7~8개 정도 되는데 이걸 수기로 관리했다면 품이 정말 많이 들었을 거예요. 전사 인원이 800명 정도인데 그중 400명이 선택적 근로제 대상자이니 수기로 관리했다면 정말 끔찍했을 겁니다.

Q. 아무래도 원격/유연근무가 많으면, 근태 관리의 정확성을 두고 직원들과 의견 차이가 생길 수도 있을 것 같습니다. 어떠신가요? 

맞습니다. 사실 그건 저희 인사팀도 코로나 시기에 재택근무를 하면서 똑같이 겪었던 문제입니다. 솔직히 시스템 없이는 공정한 관리가 정말 어렵죠. 관리자 입장에서는 기준을 잡기 어렵고, 성실하게 근무하는 직원 입장에서는 불필요한 오해를 받기도 쉽습니다.

Q. 그렇다면 해당 문제는 현재 어떻게 해결하고 계신가요?

다우오피스의 GPS 기능을 적극적으로 활용해 관리하고 있습니다. GPS 기능이 꽤 정확해서, 직원이 실제 지정된 근무지에서 근무 시간을 등록했는지, 아니면 외근지에서 입력한 것인지 명확하게 모니터링하는 것이 가능해졌거든요. 특히 인사 담당자뿐만 아니라 각 팀장님들도 팀원들의 근태 입력 위치를 직접 확인할 수 있게 되어, 현장 단위에서도 훨씬 투명하고 공정한 근태 관리가 가능해졌습니다.

Q. 수백 명의 직원을 대상으로 연차 관리 업무를 어떻게 처리하시나요?

저희는 편의 중심의 회계연도 기준이 아니라, 개인에게 합리적인 입사일 기준으로 연차를 관리합니다. 800명이라면 800개의 각기 다른 연차 관리 주기가 생긴다는 뜻인데, 이걸 시스템으로 하니 누락 없이 관리할 수 있다는 것이 큰 장점입니다.

또 연차 보상금 제도도 운영하고 있는데요. 입사일 기준이다 보니 매달 연차 정산 대상자가 발생합니다. 다우오피스 HR을 통해 급여 정산 시 이 연차 보상금까지 시스템으로 편리하게 포함하여 지급하고 있습니다.

Q. 다우기술만의 특별한 휴가도 있다면서요? 

하프데이라고 한 달에 한 번 금요일 오후 근무를 면제해 주는 제도가 있습니다. 이것도 직원이 결재 하나만 올리면 그날 근무 시간에 자동으로 인정 시간이 추가되도록 세팅되어 있습니다. 한 달에 한 번만 사용하도록 시스템에서 막아두었기 때문에, 담당자가 따로 관리할 필요 없이 직원들이 편하게 사용하고 있습니다.

Q. 직원들이 "이거 없으면 불편해서 어떡하냐"고 말하는, 가장 많이 사용하는 HR 기능은 무엇인가요?

캘린더 기능도 정말 잘 씁니다. 특히 제가 채용 업무를 할 때 큰 도움이 되었습니다. 채용은 협업 부서가 많고, 면접관이 대부분 팀장급, 임원급이라 일정이 빡빡하거든요. 다우오피스 캘린더는 타인의 일정을 구독할 수 있어서, 면접관들의 빈 시간을 미리 확인할 수 있습니다. 일정을 만들 때 초대 및 상세 내용 알림, 면접 장소 예약까지 한 번에 진행할 수 있어 매우 편했습니다.

Q. 선임님은 이 시스템의 1호 고객이시잖아요. HR 실무자 입장에서 "아, 이 기능은 정말 불편하다" 또는 "이 기능은 꼭 추가해달라"고 기획팀에 직접 건의하신 적이 있나요?

네 ‘출퇴근 이상자 통보’가 저희가 요청했던 기능 중 하나입니다. 이전 버전에는 이 기능이 없어서 근태에 특이 사항이 확인되면 제가 직접 한 분 한 분 연락을 드렸습니다. 그런데 이상하게도 일상적인 내용으로 연락드릴 땐 답장이 빠르시던 분들이, 근태 관련 연락을 드리면 안 읽으시거나 답장이 늦는 경우가 있더라고요. (웃음) 개인적인 대화가 아니라 시스템으로 특이 사항을 처리할 수 있는 기능이 꼭 생겼으면 했습니다. 

Q. 직원이 퇴사할 때, 예전 방식과 비교해서 다우오피스HR이 가장 크게 시간을 줄여주는 업무는 무엇인가요?

퇴사 시에는 서류 수령 및 반납을 전자 결재로 받고 있습니다. 반납할 것이 자산뿐 아니라 계정, 법인카드 등 다양해서 연결된 부서가 15개 정도 되는데요. 퇴사자가 결재 하나를 올리면 15개 부서가 모두 확인하는 방식입니다.

또한 경력 증명서, 소득 확인서, 원천징수영수증 등도 전자 결재로 발급해 드리고 있습니다. 결재가 완료되면 시스템의 개인 정보가 자동으로 입력되어 문서가 생성되니 매우 편리합니다.

Q. AI 챗봇 기능도 추가되었던데 이건 어떤 기능인가요?

다우오피스 AI 챗봇은 저희 인사팀의 핵심 노하우만 담아 만든 집합체라고 할 수 있습니다. 신규 입사자가 오거나 하면 인사팀에 문의할 일이 많잖아요? 그래서 인사 관련 질문 내용을 모두 문서화해놓은 게시판을 만들었고, AI 챗봇이 이 게시판의 150여 개 항목을 학습해서 답을 해주고 있습니다. 정말 웬만한 건 다 있을 거예요.

Q. HR 솔루션이 점점 발전하는데 선임님이 꿈꾸는 미래의 HR팀은 어떤 모습인가요?

HR은 기준을 가지고 제도를 운영하는 부서라 원칙을 중요시해야 하지만, 사람과 하는 일이기에 인간적인 면을 잃으면 안 된다고 생각합니다.   업무적으로는, 시스템에 쌓인 데이터를 잘 활용해서 직원들에게 더 좋은 회사를 만들 수 있는 인사이트를 얻는 것이 좋은 인사 담당자의 역할이라고 생각합니다.

Q. 이 인터뷰를 보고 한번 써볼까 망설이는 담당자분들께 하고 싶은 말이 있으신가요?

수기로 업무를 하다 보면 정신이 없어 스스로 놓치는 것들이 꽤 많습니다. 다우오피스는 인사담당자를 도와주는 역할도 하고, 직원 입장에서도 더 편하게 인사팀을 접할 수 있는 창구 역할을 할 수 있으니 써보시면 후회하지 않으실 겁니다. 

마지막으로 항상 연말은 정신이 없었던 것 같아요. 연말에 더 바빠지실 텐데, 부디 별다른 이슈 없이 무탈한 연말이 되시기를, 그래서 조금이나마 여유를 챙기실 수 있기를 바라겠습니다