출퇴근기록부란
출퇴근기록부는 근로자가 언제 출근하고 언제 퇴근했는지를 기록한 서류입니다. 사업장에서 근로시간을 관리하기 위해 작성하죠.
다만 이 명칭은 근로기준법에 등장하는 공식 법률 용어가 아닙니다. 법에서 보존 의무를 규정하고 있는 서류는 근로자명부, 임금대장, 근로계약서 등인데 이 목록에 출퇴근기록부는 포함되어 있지 않아요. 그래서 같은 서류를 놓고 회사마다 출근부, 근태기록부, 출퇴근대장 등 다른 이름으로 부르기도 합니다.
그럼에도 실무에서는 출퇴근기록부라는 표현이 가장 널리 쓰이고 있어요. 법률상 정식 명칭은 아니지만 사실상 표준처럼 통용되는 이름이라고 보면 되죠.
출퇴근기록부에 들어가야 할 항목
온라인에서 널리 사용되는 출퇴근기록부 양식을 보면 구성이 단순합니다. 근로자 성명과 날짜별 출근시간·퇴근시간, 비고란, 총 근무시간 정도가 들어가 있어요. 주간 단위로 기록하는 형식이 많고 최소한의 정보만 담고 있습니다.
이런 기본 양식만으로도 출퇴근 사실 확인은 가능합니다. 하지만 2021년 11월 19일부터 시행된 임금명세서 교부 의무를 고려하면 양식에 담긴 항목만으로는 부족한 부분이 있어요.
근로기준법 제48조 제2항에 따라 사용자는 임금을 지급할 때 임금명세서를 함께 교부해야 합니다(근로기준법 제48조). 이 임금명세서에는 총 근로시간수는 물론이고, 연장근로/야간근로/휴일근로를 시킨 경우 그 시간수도 반드시 기재해야 하죠. 위반 시 500만 원 이하의 과태료가 부과됩니다.
결국 임금명세서를 정확하게 작성하려면 단순한 출퇴근 시각 외에 연장/야간/휴일 근로시간이 구분되어 있어야 합니다. 출퇴근기록부를 만들 때 이 점까지 고려해서 항목을 설계하는 게 좋아요.
실무적으로 출퇴근기록부에 포함하면 좋은 항목은 다음과 같아요.
근로자 성명 및 사원번호
날짜
출근시간, 퇴근시간
휴게시간
총 근로시간
연장근로시간, 야간근로시간, 휴일근로시간
비고(지각, 조퇴, 연차 등)
출퇴근기록부는 법적 의무일까
결론부터 말하면 출퇴근기록부를 반드시 만들어야 한다는 법 조항은 없습니다. 하지만 만들지 않으면 다른 법적 의무를 이행하기가 어려워지는 구조예요.
근로기준법 제42조는 사용자에게 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하도록 의무를 부여하고 있습니다(근로기준법 제42조). 구체적으로 어떤 서류인지는 같은 법 시행령 제22조에서 정하고 있는데 보존 대상 서류 목록은 다음과 같습니다(근로기준법 시행령 제22조).
근로계약서
임금대장
임금의 결정·지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류
고용·해고·퇴직에 관한 서류
승급·감급에 관한 서류
휴가에 관한 서류
서면 합의 서류
연소자의 증명에 관한 서류
보시다시피 '출퇴근기록부'라는 이름은 이 목록에 없습니다. 그래서 출퇴근기록부가 법정 의무 서류인지에 대해 명확하게 규정한 판례나 행정해석도 찾기 어려운 상황이에요.
다만 고용노동부는 출퇴근 기록기계를 통해 근태관리를 하는 사업장의 경우, 출퇴근 기록이 시행령 제22조 제1항 제3호의 '임금의 결정·지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류'에 해당한다고 보고 있습니다. 즉, 근태관리를 하고 있는 사업장이라면 출퇴근 기록도 3년간 보존해야 할 서류에 포함된다는 해석이죠.
여기에 앞서 살펴본 임금명세서 교부 의무까지 더하면 상황이 좀 더 명확해집니다. 임금명세서에 연장·야간·휴일 근로시간수를 기재하려면 출퇴근 기록이 선행되어야 해요. 기록이 없으면 근로시간을 산정할 근거 자체가 없으니까요.
그리고 분쟁 상황에서는 더 현실적인 문제가 생깁니다. 퇴직한 근로자가 미지급 연장근로수당을 청구하면서 본인이 기록한 출퇴근 자료를 고용노동부에 제출하는 경우가 있어요. 이때 회사 측에 출퇴근 기록이 없다면 근로자의 주장을 반박할 수 있는 근거가 부족해지죠.
출퇴근기록부 자체가 법에 명시된 필수 서류는 아닙니다. 하지만 임금 산정과 임금명세서 작성, 서류 보존, 분쟁 대비라는 네 가지 측면에서 사실상 만들지 않으면 리스크가 커지는 서류예요.
출퇴근기록부, 어떻게 만들 수 있을까
출퇴근기록부를 작성하는 방법은 여러 가지가 있습니다. 사업장 규모와 환경에 따라 적합한 방식이 다르기 때문에 각 방법의 특징을 알고 선택하는 게 좋아요.
출퇴근기록기
지문인식기, IC카드 태깅기 등 물리적 기기를 설치해서 출퇴근 시각을 자동으로 기록하는 방식입니다. 기기를 도입하면 출퇴근 시각 자체는 정확하게 남길 수 있죠.
다만 기록기에 찍힌 데이터가 곧 출퇴근기록부는 아닙니다. 기록기는 단순히 출입 시각을 찍어주는 장치이고 이 데이터를 추출해서 근로시간으로 정리하는 작업은 별도로 해야 해요. 연장근로인지 야간근로인지 휴일근로인지를 구분하는 것도 기록기가 자동으로 처리해주지 않습니다.
앞서 언급한 것처럼 고용노동부는 기록기계를 통해 근태관리를 하는 사업장의 출퇴근 기록을 보존 대상 서류로 보고 있어요. 기록기를 설치했다면 그 데이터를 서류 형태로 정리하고 보관하는 것까지 해야 의무를 다한 셈이 되죠.
수기 작성
종이 출근부에 직접 출퇴근 시각을 기재하는 방식입니다. 소규모 사업장에서 가장 많이 쓰는 방법이에요. 별도의 시스템 도입 없이 바로 시작할 수 있다는 게 장점이죠.
반면 위변조 리스크가 있습니다. 사후에 시간을 고쳐 쓰거나 다른 사람이 대신 기재하는 경우를 증명하기 어렵고 분쟁 시 증거력이 약해질 수 있어요. 종이 서류를 3년간 보관하는 것도 물리적으로 번거로운 부분이고요.
엑셀/스프레드시트
인터넷에서 무료로 배포되는 엑셀 양식을 활용하거나 자체적으로 양식을 만들어 사용하는 방법입니다. 수식을 설정해두면 근무시간 합계를 자동으로 계산할 수 있어서 수기보다는 편리하죠.
다만 실시간 기록이 되지 않는다는 한계가 있습니다. 근로자가 직접 입력하거나 관리자가 나중에 일괄 입력하는 구조라서 입력 시점과 실제 출퇴근 시점 사이에 차이가 생길 수 있어요. 파일 수정 이력을 추적하기 어렵다는 점도 감안해야 합니다.
고용노동부 출퇴근 기록관리 프로그램
고용노동부가 무료로 제공하는 PC 설치형 프로그램입니다. 임금 돋보기 사이트에서 다운로드할 수 있어요. 소정근로시간과 휴게시간 설정, 연장·야간근로 구분, 근로시간 내역 다운로드 등의 기능을 갖추고 있어서 엑셀보다 체계적으로 관리할 수 있습니다. 이 프로그램의 기능과 한계를 자세히 분석한 글은 [고용노동부 무료 출퇴근관리 프로그램, 어디까지 쓸 수 있을까]에서 확인할 수 있어요.
근태관리 솔루션
클라우드 기반 근태관리 솔루션을 이용하는 방법입니다. 모바일 출퇴근 기록과 근로시간 자동 분류, 급여 시스템 연동까지 한 번에 처리할 수 있어요. 데이터가 클라우드에 저장되기 때문에 3년 보존 의무를 안정적으로 충족할 수 있고 수정 이력이 자동으로 남아서 분쟁 시 증거력도 높은 편이죠.
어떤 방법이 맞을까
어떤 방법을 선택하든 핵심은 같습니다. 출퇴근 시각을 정확히 기록하고, 근로시간을 연장/야간/휴일로 구분할 수 있어야 하며 그 기록을 3년간 안정적으로 보관할 수 있어야 한다는 것이죠.
수기나 엑셀로도 이 요건을 충족할 수는 있지만 사업장 규모가 커지거나 유연근무제를 운영하게 되면 수작업 관리에 한계가 생기기 마련이에요. 고용노동부 프로그램이나 근태관리 솔루션 같은 디지털 도구를 활용하면 이 과정을 훨씬 효율적으로 처리할 수 있습니다.
