[인터뷰] 10인 재택근무 기업의 HR 자동화 "엑셀 수식 대신 직원 성장에 집중합니다"

인사 담당자 없이 대표가 직접 인사 업무를 처리하는 5~20인 규모의 기업이 많습니다. 이들은 성장을 위해 고군분투하지만, 체계적인 시스템의 부재로 인사 관리의 어려움을 겪곤 합니다. 

2019년부터 원격근무를 시행하며, '369 리프레시 휴가'라는 파격적인 복지 제도를 운영하는 10인 규모의 마케팅 에이전시, 성장의 임재복 대표님을 만나 그 현실적인 고민과 해결책에 대해 들어보았습니다.

성장 주식회사의 HR 자동화 사례

😢 도입 전 문제점 

100% 원격근무 근태 관리의 어려움, 엑셀 기반의 복잡한 휴가 정책 관리, 수작업 급여 정산의 실수 우려

👍 도입 후 개선점 

근태/휴가 관리 자동화로 업무 시간 단축, 모바일 앱으로 이동 중 실시간 결재, 자체 메신저/무료 교육으로 비용 절감

Q. 다우오피스 HR 블로그 독자분들께 대표님과 성장에 대해 간단한 소개 부탁드립니다. 특히, 성장은 어떤 방식으로 일하는 문화를 가지고 있는지 궁금합니다.

안녕하세요, 성장마케팅의 임재복입니다. 

성장은 ‘고객의 관점에서 모든 문제를 해결한다’라는 모토로 업무를 하고 있는 마케팅 에이전시입니다. 주로 B2B 마케팅을 많이 하고 있다보니 B2B 마케팅 전문 에이전시로 알고 계신 분들도 많은데, B2C, B2G, G2C 가리지 않고 하고 있고요. 온라인 캠페인을 통해 고객에게 설명하고 설득하는 마케팅에 노하우를 가진 에이전시입니다. 

일반적인 마케팅 에이전시들과 큰 차이가 있다면, 페이스북 마케팅, 네이버 바이럴 마케팅 처럼 특정 영역에 대한 전문성으로 운영하기보다 고객사의 편에서 고객들과 접점을 만들 수 있는 모든 채널에 효과적으로 접근할 수 있는 콘텐츠마케팅, SEO, 퍼포먼스마케팅, PR, CRM 영역들을 전체적으로 다룬다는 점일 것 같습니다.
기업문화면에서 보면 코로나 팬데믹 이전인 2019년부터 전면적인 원격근무를 시행하고 있다는 점과, 직원들의 재충전을 위해 분기마다 3일씩 의무적으로 휴가를 사용해야 하는 '369 리프레시 휴가' 제도를 운영하고 있다는 점 정도일 것 같네요.

Q. 100% 원격근무에 리프레시 휴가 제도까지, 보기 드문 파격적인 제도 같은데요.인사 담당자 없이 직접 이런 제도들을 운영하시면서, 가장 어렵고 번거로웠던 점이 있다면 무엇일까요?

가장 힘들었던 건 '보이지 않는 것'을 관리해야 한다는 불안감이었습니다. 

원격근무다 보니 직원의 출퇴근을 객관적으로 증명하기 어려웠고, 좋은 제도도 결국 엑셀과 캘린더로 관리하다 보니 누락이나 계산 실수 같은 휴먼에러가 생길 수 밖에 없더라고요. 연차 1~2일 카운팅에 오차가 있는 것이 어떻게 보면 사소한 일인데, 손해를 보는 당사자 입장에서는 정말 마음 상하는 일이거든요. 좋은 제도를 만드는 것보다, 문제없이 '운영'하는 것이 쉽지 않았습니다.

Q. 직원들의 연차나 급여 관련해서 아찔했던 실수나 경험, 혹은 '이제는 시스템이 필요하다'고 결정적으로 느끼신 계기가 있으셨나요?

아찔했던 경험이 있죠. 직원이 한 명 퇴사하는데, 저희 '369 리프레시 휴가'가 법정 연차를 일부 차감하는 방식이라 남은 연차수당을 계산하는 게 너무 복잡했습니다. 담당 팀장님께서 엑셀 수식을 몇 번이나 검토했는데도 확신이 안 서서, 한참 회의하면서 외부 자문까지 받았던 기억이 납니다. 그때 느꼈죠. "감이나 기억에 의존해서 인사 관리를 하다가는 언젠가 큰 실수를 하겠다." 시스템이 필요하다고 절실히 느낀 순간이었습니다.

Q. 다우오피스 HR 도입 후, 가장 크게 달라진 점은 무엇인가요?

저는 원격근무가 시작된 후로, 제주도로 이주해 살고 있기 때문에 비행기를 타고 서울로 출장을 오가는 경우가 많은데요, 저처럼 출장이 잦은 업무 환경에서 큰 도움이 됩니다. 어플이 상당히 잘되어 있어요. 모바일 사용성이 뛰어나서 이동하면서도 업무 흐름을 놓치지 않고 확인할 수 있다는 점이 좋았죠. 

비행기를 타는 동안은 결재 확인이 어려운데, 다우오피스 HR은 결재 라인 설정도 다양해서 제가 자리를 비운 동안 발생한 긴급 건에 대해서는 팀장이 대신 결재(대결)를 승인할 수 있다는 점도 편했습니다.

Q. '369 리프레시 휴가'라는 좋은 제도를 운영하고 계신데, 복잡한 휴가 관리는 어떻게 해결하셨나요?

직원별 입사일, 근속년수, 369 리프레시 휴가 사용 여부를 다 따져가며 엑셀로 계산하는 건 정말 고역이었죠. 그런데 다우오피스HR에서는 저희 회사만의 '369 리프레시 휴가'를 별도의 휴가 유형으로 설정할 수 있더라고요. '휴가 신청 시 기존 연차 1일을 차감하면서 3일간 휴가 처리를 하는 복잡한 규칙을 그대로 시스템에 구현할 수 있었습니다. 이제는 직원이 휴가를 신청하면 시스템이 알아서 남은 연차를 계산해주니, 저는 승인 버튼만 누르면 됩니다. (웃음)

Q. 가장 만족하며 사용하는 '최애' 기능이 있다면 무엇이고, 어떻게 활용하고 계신가요?

단연 '근태 관리' 기능입니다. 원격근무에서는 특히 '근태 이상자 확인' 기능이 유용한데요. 예전에는 직원이 출퇴근 기록을 깜빡하면 누군가 일일이 물어보고 체크해야 했지만, 지금은 실시간으로 근태 이상 기록을  확인하고, 내장된 메신저로 직원에게 바로 확인 요청을 보낼 수 있습니다. 직원은 전자결재로 수정 신청을 올리고요. 이 모든 과정이 시스템 안에서 물 흐르듯 해결되는 게 정말 만족스럽습니다.

Q. 단순히 업무 효율 외에, 비용 절감이나 조직 문화 측면에서 예상치 못했던 긍정적인 효과도 있었나요?

예상치 못한 부분이 두 가지 있었습니다. 

첫째는 자체 메신저 기능이 생각보다 강력해서, 기존에 쓰던 별도 협업툴과 통합해 비용을 줄일 수 있었던 점입니다. 
둘째는 무료 법정의무교육이었습니다. 매년 따로 찾아보고 비용을 들여야 했던 교육을 시스템 내에서 해결할 수 있어 시간과 비용 모두 크게 절약되었습니다.

Q. 마지막으로, 과거의 대표님처럼 인사 업무로 힘들어하는 다른 소규모 기업 담당자분들께 해주고 싶은 조언이 있다면 무엇일까요?

인사 관리는 큰 기업에서나 하는 것이라고 생각하면 문제는 끊임없이 생기는 것 같아요. 좋은 시스템을 통해 '자동화할 것은 자동화'하고, 작은 규모라면 대표가, 조금 더 큰 규모라면 직원 한 명이 기존 업무와 겸직해서 운영할 수 있을 정도로 운영되면 충분하리라 생각합니다.

좋은 경영자는 임직원들이 역량을 발휘할 수 있는 시스템과 프로세스, 즉 환경을 만들어 주는 사람이라고 생각해요. 처음부터 완벽한 회사, 완벽한 HR 시스템을 만들려고 하기보다, 다우오피스 HR 같은 좋은 툴의 도움을 받아 각자 상황에 맞게 하나씩 다듬어 가시면 좋을 것 같습니다.

성장마케팅의 사례처럼, 많은 기업들이 근태 관리와 휴가 정책 운영에 어려움을 겪고 있습니다. 다우오피스 HR은 이러한 반복적인 인사 업무를 자동화하여, 담당자가 엑셀 작업 대신 더 중요한 업무에 집중할 수 있도록 돕고 있습니다.